Pakiet biurowy i system firmowy działają zwykle obok siebie. Kilka połączeń między nimi zdejmuje najbardziej mechaniczną pracę.
Typowe połączenia
- wysyłka dokumentów sprzedaży pocztą firmową,
- eksport zestawień do arkuszy,
- terminy z systemu w kalendarzach,
- zgłoszenia z formularzy trafiające do systemu,
- powiadomienia o zdarzeniach w komunikatorze.
Wspólna cecha jest taka, że dane pozostają w systemie, a pakiet biurowy służy do ich pokazania albo przekazania. To najbezpieczniejszy układ, bo nie tworzy drugiego miejsca, w którym te dane żyją własnym życiem.
Wysyłka dokumentów
Z adresu firmowego, z poprawnym podpisem, z zapisem w historii. Wysyłanie z prywatnych skrzynek pozostawia sprawę bez śladu.
Po stronie technicznej trzeba ustalić, czy system wysyła przez skrzynkę firmową, czy przez własny serwer. W drugim przypadku jego adres trzeba dopisać do zabezpieczeń nadawcy w domenie, inaczej dokumenty będą lądować w niechcianych. To jeden z częstszych powodów, dla których klient twierdzi, że faktury nie dostał.
Arkusze jako most
Najprostsza forma wymiany: zestawienie z systemu odświeżane automatycznie. Wystarcza w wielu zastosowaniach.
Warto trzymać się jednej zasady: arkusz pobiera dane, ale ich nie zmienia. Dopisywanie kolumn wprost do pobranej tabeli kończy się tym, że kolejne odświeżenie je nadpisze. Wyliczenia robi się obok, na osobnej zakładce. Więcej o ograniczeniach tej drogi w tekście o arkuszach jako narzędziu roboczym.
Granica
Pakiet biurowy nie jest miejscem na ewidencję. Prowadzenie stanów albo rozrachunków w arkuszu obok systemu kończy się rozjazdem.
Reguła jest prosta: dane powstają w jednym miejscu, a w pozostałych są tylko widoczne. Gdy ta sama informacja jest wpisywana w dwóch programach, prędzej czy później zaczną się różnić, a firma traci czas na ustalanie, która wersja jest prawdziwa.
Uprawnienia
Dane z systemu przeniesione do arkusza tracą swoje uprawnienia. To najczęstsza droga wycieku danych handlowych.
Zestawienie sprzedaży widoczne w systemie tylko dla kierownika, po eksporcie staje się zwykłym plikiem, który da się udostępnić komukolwiek. Dlatego arkusze z danymi handlowymi powinny leżeć w katalogu o zawężonym dostępie, zgodnie z zasadami opisanymi w tekście o uprawnieniach i udostępnianiu na zewnątrz.
Utrzymanie
Integracje wymagają nadzoru jak każde inne. Zestawienie, które przestało się odświeżać, wprowadza w błąd.
Najczęstsze przyczyny awarii są prozaiczne: zmiana hasła, wygaśnięcie dostępu, aktualizacja systemu, przebudowa raportu po stronie źródła. Warto dodać widoczną datę ostatniego odświeżenia i powiadomienie, gdy pobranie się nie powiedzie. Podobne zasady rządzą przepływami opisanymi w tekście o automatyzacji w pakiecie.
Kiedy nie łączyć
Połączenie budowane dla zestawienia oglądanego kilka razy w roku kosztuje więcej w utrzymaniu, niż daje. Ręczny eksport bywa wtedy uczciwszym rozwiązaniem.
