Wdrożenie pakietu biurowego wygląda na czynność techniczną. Rozstrzyga się na zasadach korzystania, nie na konfiguracji.
1. Zakres i licencje
Kto czego potrzebuje. Dopasowanie wariantu do stanowiska zamiast najwyższego dla wszystkich.
Punktem wyjścia jest lista stanowisk, nie lista osób. Przy okazji powstaje spis skrzynek obszarowych, aliasów i kont technicznych. Szerzej o tym w tekście o kosztach licencji.
2. Domena i poczta
Wpisy w domenie, zabezpieczenia nadawcy, skrzynki wspólne i aliasy.
Na tym etapie trzeba ustalić, kto ma dostęp do panelu domeny. Jeżeli domenę rejestrowała agencja albo poprzedni informatyk, odzyskanie dostępu potrafi zająć więcej czasu niż cała reszta wdrożenia. Warto to sprawdzić na samym początku.
3. Migracja
Zawartość przed przełączeniem, z próbą na kilku kontach.
Próba pokazuje, czy struktura katalogów, załączniki i kalendarze przechodzą poprawnie, i pozwala oszacować czas całości. Przebieg opisuje osobno tekst o migracji poczty.
4. Struktura dysków
Dyski zespołowe zamiast osobistych, płytka struktura, ustalone nazewnictwo.
Struktura powstaje przed przenoszeniem plików, nie po. Przeniesienie bałaganu do nowego środowiska daje ten sam bałagan, tylko w innym miejscu. To dobry moment na odłożenie do archiwum tego, czego nikt nie otwierał.
5. Zasady korzystania
Gdzie zapisywać dokumenty, co wolno udostępniać, jak korzystać z komunikatora. Jedna strona.
To jest ten etap, który najczęściej się pomija i który decyduje o wyniku. Zasady powinny być rozstrzygnięciami, nie zaleceniami: gdzie jest jedyne właściwe miejsce na dany rodzaj dokumentu i czego się oczekuje poza godzinami pracy.
6. Bezpieczeństwo
Drugi składnik logowania dla wszystkich, procedura odejścia, niezależna kopia zapasowa.
Kopię zapasową łatwiej uruchomić od razu niż wracać do tematu później, gdy środowisko żyje. Powody opisuje tekst o kopiach zapasowych danych w chmurze.
7. Szkolenie
Krótkie i praktyczne, na przykładach z pracy zespołu.
Skuteczniej działa kilka krótkich spotkań rozłożonych w czasie niż jedno długie przed startem. Przydaje się też wskazanie w każdym dziale osoby, do której można podejść z pytaniem.
8. Przegląd po kwartale
Co jest używane, co nie, jakie licencje można zmienić, jakie narzędzia wyłączyć.
Wtedy zwykle widać, które narzędzia z poprzedniego zestawu można wyłączyć i którzy pracownicy mają licencję szerszą, niż potrzebują. Widać też, które ustalone zasady nie przyjęły się w praktyce — a to zwykle znaczy, że były niewygodne, a nie że zespół ich nie zrozumiał.
Najczęstszy błąd
Migracja bez ustalenia zasad. Firma dostaje nowe narzędzia i zachowuje stare nawyki, w tym pliki krążące w załącznikach.
Drugim częstym błędem jest wdrażanie wszystkiego naraz. Bezpieczniej uruchomić pocztę, dyski i kalendarz, dać zespołowi czas na przywyknięcie, a komunikator, formularze i automatyzację dokładać później, gdy widać, gdzie są realne potrzeby. Wdrożenie proste, oparte na gotowych mechanizmach, zamyka się w kilka dni. Rozciąga je zwykle nie technika, tylko uzgodnienia: dostęp do domeny, decyzja o strukturze dysków i ustalenie, czego oczekujemy od zespołu.
