Platforma zawiera dane wszystkich klientów i pełną historię sprzedaży. Wspólne konto dla całego magazynu jest realnym ryzykiem.
Konta imienne
Jedno na osobę. Warunek ustalenia, kto zmienił status albo anulował zamówienie. Bez tego historia zdarzeń pokazuje, że coś zrobił „magazyn”, co nie pozwala niczego wyjaśnić ani niczego poprawić na przyszłość. Konto imienne nie służy kontrolowaniu ludzi, tylko odtworzeniu przebiegu sprawy, gdy klient zgłasza problem.
Wspólne konto ma jeszcze jedną wadę: nie da się go zamknąć przy odejściu jednej osoby. Zmiana hasła dotyka wtedy wszystkich, więc zwykle nikt jej nie robi.
Role
Magazyn: kompletacja i wysyłka. Obsługa klienta: zamówienia i zwroty. Kierownictwo: ceny, integracje i rozliczenia. Podział wynika z tego, co komu jest potrzebne do pracy, a nie z hierarchii. Osoba pakująca paczki nie potrzebuje dostępu do marż, a osoba odpowiadająca na zapytania nie potrzebuje możliwości zmiany ustawień wymiany danych.
Dane wrażliwe
Ceny zakupu, marże, dane rozliczeniowe. Dostęp ograniczony do osób, które ich potrzebują. Do tej grupy należą też pełne dane kontaktowe kupujących — firma odpowiada za nie niezależnie od tego, z którego kanału pochodzą. Zestawienia z tymi danymi opisują raporty i rozliczenia i one też powinny być dostępne wąskiemu gronu.
Zmiana ustawień integracji
Zarezerwowana dla jednej lub dwóch osób. Przypadkowa zmiana reguły dotyka wszystkich kanałów naraz. To samo dotyczy automatycznych akcji — reguła poprawiona „na szybko” przez osobę, która nie zna reszty układu, potrafi zatrzymać wystawianie dokumentów albo wysłać setki wiadomości do klientów. Zmiany w tej warstwie warto zapisywać: co, kiedy i po co.
Praca zdalna i urządzenia własne
Dostęp z prywatnego telefonu albo z domowego komputera jest wygodny i trudny do cofnięcia. Warto z góry ustalić, czy jest dopuszczalny, i pilnować dwuskładnikowego logowania tam, gdzie jest dostępne. To zabezpieczenie ważniejsze niż większość ustawień wewnątrz samego narzędzia.
Odbieranie dostępu
Wpisane w procedurę zakończenia współpracy. Konta w narzędziach zewnętrznych są przy tej okazji pomijane najczęściej. Lista takich narzędzi powinna istnieć na piśmie, bo z pamięci zawsze wypada jedno albo dwa. Dotyczy to również dostępów do paneli kanałów sprzedaży i do systemów przewoźników.
Praca sezonowa
Przy wzmożonej sprzedaży do pracy wchodzą osoby na krótko. Ich konta powinny mieć wąski zakres i z góry określony termin ważności — inaczej zostaną aktywne przez kolejny rok. Zakres pracy takich osób opisuje zwykle jedna kolejka zadań, przedstawiona w tekście o obsłudze zamówień.
Przegląd
Raz na pół roku: kto ma dostęp i czy nadal powinien. Przegląd zajmuje kwadrans i jest jedyną kontrolą, która wychwytuje konta pominięte przy odejściach.
