Platforma przechowuje dane dostępowe do wszystkich systemów firmy. To czyni ją jednym z najbardziej wrażliwych narzędzi.
Dane dostępowe
Przechowywane w mechanizmie platformy, nie wpisywane w kroki przepływu. Widoczne wyłącznie dla uprawnionych. Klucz wpisany wprost w krok trafia do historii wykonań i do każdej kopii przepływu, a stamtąd rozchodzi się w miejsca, o których nikt już nie pamięta. Przy zmianie hasła w systemie trzeba wiedzieć, które połączenia z niego korzystają — spis tego jest częścią ewidencji.
Konta techniczne
Osobne konto w każdym systemie, o uprawnieniach ograniczonych do potrzebnych operacji. Nie konto administratora. Osobne konto ma jeszcze jedną zaletę: w historii systemu widać, które zmiany wykonała automatyzacja, a które człowiek. Przy dochodzeniu przyczyny błędu to często pierwsza potrzebna informacja.
Uprawnienia warto nadawać po zbudowaniu przepływu, na podstawie tego, co faktycznie wywołuje, a nie z zapasem „na wszelki wypadek”.
Role w platformie
Tworzenie przepływów, uruchamianie, wyłącznie podgląd. Prawo edycji ograniczone do wąskiego, imiennie wskazanego grona. Podgląd warto dać szerzej, bo pozwala sprawdzić, co się stało ze sprawą, bez proszenia o pomoc i bez ryzyka przypadkowej zmiany.
Prawo uruchamiania to osobna kategoria. Osoba obsługująca proces powinna móc powtórzyć wykonanie dla pojedynczej sprawy, nie mając możliwości zmiany samego schematu. Ten podział zdejmuje z zespołu technicznego większość drobnych zgłoszeń.
Przepływy prywatne
Zbudowane na koncie osobistym znikają razem z nim. Wszystko istotne powinno należeć do konta zespołowego. Dotyczy to również połączeń: połączenie utworzone na prywatnym koncie w systemie zewnętrznym przestaje działać, gdy to konto zostaje wyłączone. Skutki takich rozwiązań opisuje tekst o tym, kto utrzymuje przepływy.
Odbieranie dostępu
Przy zakończeniu współpracy, wraz z przeniesieniem własności przepływów. Najczęściej pomijany krok. Odebranie dostępu do platformy nie wystarcza — trzeba jeszcze wyłączyć konta techniczne, które ta osoba zakładała w systemach, i wymienić klucze, do których miała wgląd.
Zakres danych w przepływie
Dostęp do platformy oznacza w praktyce dostęp do danych, które przez nią przechodzą — w historii wykonań widać treść przetwarzanych rekordów. To osobne zagadnienie, opisane w tekście o danych wrażliwych w przepływach.
Przegląd
Raz na pół roku: kto ma dostęp, jakie konta techniczne działają i czy nadal są potrzebne. Przy okazji sprawdza się, czy uprawnienia nie urosły przy kolejnych zmianach — dokładane pojedynczo, rzadko bywają potem zdejmowane.
Przegląd jest też okazją do wyłapania kont technicznych po przepływach, które już nie działają. Konto z aktywnym dostępem do bazy, z którego nikt nie korzysta, jest ryzykiem bez żadnej korzyści.
Gdy przepływ wywołuje coś samodzielnie
Własne wywołania interfejsów wymagają osobnych kluczy i osobnej dyscypliny przy ich przechowywaniu. Szczegóły opisuje tekst o własnych wywołaniach interfejsów.
