Dwa miejsca prowadzące stany zawsze się rozjadą. Pytanie brzmi tylko, jak szybko i jak trudno będzie to wyjaśnić.
Ewidencja w systemie firmowym
Tam powstają dokumenty i tam liczy się wartość zapasu. Platforma odwzorowuje stan, nie prowadzi go. Ten układ ma jedną zaletę, która przeważa nad wszystkimi niedogodnościami: przy każdej wątpliwości wiadomo, gdzie sprawdzić. Odpowiedź na pytanie „ile tego mamy” ma jedno źródło, a wszystkie inne miejsca są kopią.
Kiedy magazyn w platformie
Przy prostej działalności bez rozbudowanej księgowości bywa wystarczający. Wtedy jednak system firmowy nie może prowadzić stanów równolegle. To decyzja rozłączna — albo jedno, albo drugie. Próba trzymania obu układów „na wszelki wypadek” jest najgorszym z możliwych wyborów, bo tworzy dwie ewidencje bez wskazania, która obowiązuje.
Ryzyko dwóch prawd
Przyjęcie towaru zarejestrowane w jednym miejscu, sprzedaż w drugim. Po tygodniu nikt nie wie, który stan jest prawidłowy. Wyjaśnianie takiego rozjazdu polega na przejściu dokument po dokumencie wstecz, aż do momentu, w którym stany były zgodne. Przy kilkuset pozycjach to praca na dni, a nie na godziny.
Kompletacja
Jeśli odbywa się w platformie, informacja o wydaniu musi wrócić do systemu. Inaczej stan spada tylko po jednej stronie. To samo dotyczy przyjęć zwrotów, ubytków i przesunięć. Każda operacja zmieniająca ilość musi mieć swoje odbicie w ewidencji, niezależnie od tego, gdzie została zarejestrowana.
Inwentaryzacja
Prowadzona w miejscu ewidencji. Wynik rozsyłany do platformy, nie odwrotnie. Na czas liczenia warto wstrzymać wymianę stanów, bo policzona pozycja i sprzedana w trakcie liczenia dają różnicę, której nikt później nie wyjaśni. Po zakończeniu stany wychodzą z ewidencji i nadpisują to, co jest w kanałach.
Uzgadnianie
Codzienne porównanie stanów kilkudziesięciu pozycji o największym obrocie. Rozjazd wychodzi wtedy w ciągu doby. Nie ma potrzeby porównywać całej kartoteki — różnice pojawiają się tam, gdzie jest ruch. Sposób prowadzenia samej wymiany danych opisuje integracja z systemem magazynowym, a ryzyko wynikające z opóźnień synchronizacja stanów.
Wiele lokalizacji
Towar leżący w kilku miejscach to osobny problem. Kanałowi zwykle wysyła się sumę, ale kompletacja odbywa się z konkretnej lokalizacji, a przesunięcia między nimi trwają. Jeśli firma prowadzi magazyn zewnętrzny albo wydzielony punkt odbioru, warto z góry ustalić, które zapasy w ogóle idą do sprzedaży wysyłkowej. Gdy takich wyjątków przybywa, warto sprawdzić, czy nie zbliża się moment opisany w tekście o tym, kiedy platforma przestaje wystarczać.
Jak rozstrzygnąć u siebie
Pomaga jedno pytanie: gdzie powstaje dokument sprzedaży. Tam, gdzie powstaje dokument, prowadzi się też stan — inaczej wartość zapasu przestaje się zgadzać z ewidencją. Drugie pytanie dotyczy przyjęć towaru od dostawców. Jeśli rejestruje je księgowość w programie firmowym, sprawa jest przesądzona i warstwa pośrednia pozostaje odbiorcą stanu, nie jego właścicielem.
