Automatyczne akcje są sercem platformy i najczęstszym źródłem kłopotów, gdy zostaną skonfigurowane w pośpiechu.
Jak to działa
Reguła składa się z trzech części: zdarzenia, które ją uruchamia, warunków, które muszą być spełnione, i czynności do wykonania. Zdarzeniem bywa wpływ zamówienia, zaksięgowanie płatności albo zmiana statusu przez pracownika. Czynnością — wystawienie dokumentu, utworzenie przesyłki, wysłanie wiadomości. Cała trudność leży w warunkach, bo to one decydują, czy reguła obejmie także przypadki, o których nikt nie pomyślał.
Typowe reguły
- zmiana statusu po zaksięgowaniu płatności,
- wystawienie dokumentu przy przejściu do realizacji,
- utworzenie przesyłki i etykiety,
- powiadomienie klienta o nadaniu,
- oznaczenie zamówienia wymagającego uwagi.
Kolejność i warunki
Akcje wykonują się w określonej kolejności i potrafią się wyzwalać nawzajem. Prosta reguła bywa źródłem pętli. Klasyczny układ: jedna reguła zmienia status, druga reaguje na tę zmianę i cofa go z powrotem. Zanim reguła zostanie włączona, warto prześledzić na kartce, co się stanie po jej wykonaniu — czy zdarzenie, które wywołała, nie jest wyzwalaczem innej.
Uruchamianie stopniowe
Najpierw jedna akcja, obserwowana przez kilka dni. Włączenie dziesięciu naraz uniemożliwia ustalenie, która zawiodła. Dobra kolejność zaczyna się od reguł, które niczego nie zmieniają na zewnątrz — oznaczanie i sortowanie zamówień. Dopiero potem wchodzą te, które wystawiają dokumenty i wysyłają wiadomości do klientów, bo ich skutków nie da się cofnąć jednym kliknięciem.
Warunki zawężające
Akcja ograniczona do kanału, sposobu płatności albo wartości zamówienia. Reguła bez warunków dotyczy wszystkiego, w tym przypadków nieprzewidzianych. Im węższy warunek na starcie, tym mniej niespodzianek — regułę zawsze można później poszerzyć. Odwrotna kolejność, czyli zawężanie po awarii, oznacza porządkowanie zamówień, które już wyszły.
Zamówienia nietypowe
Zagraniczne, z odbiorem osobistym, z towarem na zamówienie. Muszą mieć własną ścieżkę albo być wyłączone z automatu. Do tej grupy należą też zamówienia łączone i te z płatnością przy odbiorze. Najprościej wyprowadzić je do osobnej kolejki i obsłużyć ręcznie — sposób jej prowadzenia opisuje obsługa zamówień z wielu kanałów.
Zapis wykonania
Historia akcji przy zamówieniu. Bez niej wyjaśnienie, dlaczego coś się wydarzyło, jest niemożliwe. Zapis powinien pokazywać, która reguła zadziałała, kiedy i z jakim skutkiem. To pierwsze miejsce, do którego się zagląda przy zgłoszeniu klienta i przy szukaniu przyczyn błędów w integracjach.
Kiedy odpuścić
Reguła obsługująca kilka zamówień miesięcznie rzadko zwraca czas włożony w jej ustawienie i późniejsze poprawianie. Automatyzuje się to, co powtarzalne i częste: przypisanie przewoźnika, wystawienie dokumentu, powiadomienie o nadaniu. Reguły doboru przewoźnika opisują wysyłki i etykiety. Reszta bywa tańsza obsłużona ręcznie, zwłaszcza jeśli wymaga decyzji człowieka.
Warto też pamiętać, że każda reguła jest kosztem stałym. Trzeba ją sprawdzić po zmianie po stronie kanału, po zmianie w programie firmowym i przy podłączaniu kolejnego źródła zamówień. Dziesięć reguł to dziesięć rzeczy do przejrzenia przy każdej takiej okazji. Zestaw krótki i zrozumiały dla całego zespołu utrzymuje się taniej niż rozbudowany, którego nikt poza jedną osobą nie rozumie.
