Ceny zapisane w systemie obowiązują wszystkich. Ceny zapisane w głowach handlowców obowiązują do pierwszej nieobecności.
Poziomy cen
Przypisane do kontrahenta. Cena wynika wtedy z kartoteki, a nie z pamięci osoby wystawiającej dokument.
Efekt uboczny jest równie ważny jak sam porządek: nowa osoba może wystawić dokument pierwszego dnia, bo warunki są w systemie, a nie w cudzych notatkach. To także jedyny sposób, żeby klient widział te same ceny w rozmowie telefonicznej i w sklepie internetowym.
Rabaty
Na kontrahenta, grupę i pozycję. Reguła łączenia musi być jednoznaczna, inaczej ta sama transakcja daje różne wyniki.
Warto tę regułę spisać jednym zdaniem i trzymać się jej wszędzie. Czy rabaty się sumują, czy obowiązuje najkorzystniejszy, czy promocja wyklucza rabat kontrahenta. Bez rozstrzygnięcia każdy przypadek sporny kończy się rozmową, a przy sprzedaży automatycznej — dokumentem z inną kwotą, niż spodziewał się klient.
Progi ilościowe
Cena zależna od wielkości zamówienia. Informacja o progu widoczna przy wystawianiu realnie podnosi wartość zamówień.
Ta sama informacja powinna trafiać do klienta w kanale samoobsługowym. Przy integracji ze sklepem istotne jest, żeby próg wyliczał się po stronie systemu i był tylko pokazywany, a nie odtwarzany drugi raz w sklepie według osobnych ustawień.
Promocje
Z datą początku i końca. Akcje bez terminu żyją latami i nikt nie pamięta ich powodu.
Przydaje się też krótki opis przy promocji: dla kogo, z jakiego powodu, na jaki asortyment. Po roku to jedyna informacja pozwalająca zdecydować, czy akcję przedłużyć, czy wygasić. Bez niej nikt nie ryzykuje usunięcia, bo nie wiadomo, komu to zaszkodzi.
Kontrola marży
Ostrzeżenie albo blokada przy sprzedaży poniżej progu. Najskuteczniejsze zabezpieczenie w tym obszarze.
Wybór między ostrzeżeniem a blokadą zależy od zaufania i od skali. Ostrzeżenie zostawia decyzję człowiekowi i wystarcza, gdy sprzedaje kilka osób. Blokada z możliwością zdjęcia przez przełożonego sprawdza się tam, gdzie warunki negocjuje wiele osób. W obu przypadkach potrzebny jest ślad, kto i kiedy zszedł poniżej progu.
Aktualizacja cenników
Masowa, z pliku dostawcy, z podglądem zmian. Ręczne poprawianie setek pozycji jest źródłem pomyłek.
Podgląd powinien pokazywać skalę zmian, nie tylko ich liczbę. Cena wyższa albo niższa o rząd wielkości to zwykle błąd w pliku. Warunki bezpiecznego wczytania opisuje osobno tekst o imporcie danych. Osobną decyzją jest to, czy zmiana ceny zakupu automatycznie przelicza cenę sprzedaży — samoczynne przeliczanie potrafi zaskoczyć w środku sezonu.
Czego to nie rozwiąże
Polityka cenowa zapisana w systemie nie zastąpi decyzji o tym, jaka ta polityka ma być. Rozbudowane reguły przy niewielkiej liczbie klientów bywają droższe w utrzymaniu niż prosty cennik i kilka indywidualnych ustaleń. Warto zaczynać od najprostszego układu i komplikować go dopiero wtedy, gdy praktyka tego wymaga.
