Integracja ze sklepem jest najczęstszym powodem rozbudowy tego systemu i najczęstszym źródłem rozbieżności, gdy zostanie zrobiona pobieżnie.
Podział ról
System prowadzi stany, ceny i dokumenty. Sklep prowadzi treść, zdjęcia i obsługę klienta. Rozstrzygnięcie musi zapaść przed wdrożeniem.
Sens tego podziału jest prosty: dla każdej informacji istnieje dokładnie jedno miejsce, w którym się ją zmienia. Gdy nazwę towaru można poprawić po obu stronach, po kilku tygodniach nikt nie wie, która wersja jest właściwa, a każda synchronizacja nadpisuje czyjąś pracę.
Stany
Najczęściej odświeżany element. Przy szybkiej rotacji aktualizacja cykliczna co godzinę bywa niewystarczająca.
Alternatywą dla skracania cyklu jest bufor bezpieczeństwa — sklep pokazuje nieco mniej, niż wynosi stan rzeczywisty. Rozwiązanie jest tanie i skuteczne przy towarze o dużej rotacji, ale kosztuje sprzedaż przy końcówkach serii. Wybór zależy od struktury asortymentu, nie od możliwości technicznych.
Ceny i rabaty
Klient firmowy powinien widzieć swoje warunki po zalogowaniu. Wymaga to przekazania przypisania kontrahenta, nie tylko cennika.
Zasada nadrzędna: cena wylicza się po stronie systemu, sklep ją tylko pokazuje. Gdy reguły cenników i rabatów zostaną odtworzone drugi raz w sklepie, prędzej czy później oba miejsca zaczną dawać różne wyniki dla tej samej transakcji.
Powiązanie kartotek
Jeden stały identyfikator po obu stronach. Zmiana symbolu w systemie rozrywa powiązanie z historią zamówień.
Dlatego identyfikator łączący powinien być czymś, czego nikt nie ma powodu zmieniać. Jeżeli symbol w firmie bywa poprawiany, lepiej oprzeć powiązanie na osobnym, technicznym kluczu i przyjąć, że nie służy on do niczego innego.
Zamówienia
Pobierane cyklicznie, zamieniane na dokument. Powtórne pobranie nie może tworzyć duplikatu — klucz rozpoznający jest warunkiem.
To wymaganie wynika z praktyki: wymiana kiedyś się przerwie w połowie, a wtedy jedyną sensowną reakcją jest ponowienie całej porcji. Jeżeli powtórzenie jest bezpieczne, awaria kończy się na uruchomieniu przebiegu jeszcze raz. Szerzej opisuje to tekst o wymianie danych z systemem.
Pozycje nierozpoznane
Towar spoza kartoteki, nieznana forma płatności, nowy sposób dostawy. Trafiają do kolejki decyzyjnej, nie znikają.
Kolejka musi mieć właściciela i musi być przeglądana codziennie. Automat, który sam zakłada brakującą kartotekę, wygląda wygodnie przez tydzień, a potem zostawia po sobie zestaw duplikatów psujących stany i analizy.
Kiedy integracja się nie opłaca
Przy kilku zamówieniach dziennie i stabilnym asortymencie ręczne przepisanie bywa tańsze niż budowa i utrzymanie wymiany. Rachunek zmienia się wraz z liczbą pozycji w kartotece i częstotliwością zmian cen. Jeżeli sprzedaż idzie nie tylko przez własny sklep, ale też przez platformy sprzedażowe, decyzję warto podjąć od razu dla wszystkich kanałów, żeby nie budować dwóch niezależnych rozwiązań do tego samego zadania.
Po uruchomieniu potrzebna jest jeszcze codzienna kontrola: liczba zamówień w sklepie, liczba dokumentów w systemie, liczba pozycji odłożonych do decyzji. Trzy liczby, które muszą się domykać. Bez tego rozbieżność narasta tygodniami i wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.
