Zamówienie jest zobowiązaniem, nie sprzedażą. Firmy, w których ten podział jest niejasny, mają problem ze stanami i z terminami.
Rezerwacja
Zamówienie odbiorcy blokuje towar. Bez tego ten sam egzemplarz zostaje obiecany dwóm klientom.
Rezerwacja powinna wskazywać magazyn, z którego towar zostanie wydany. Rezerwacja na stan łączny wygląda poprawnie w zestawieniu i rozsypuje się przy kompletacji, gdy okazuje się, że towar leży w innym punkcie. Zasady wskazywania miejsca opisuje tekst o magazynach i lokalizacjach.
Wygasanie
Zamówienie niepotwierdzone nie może blokować stanu bezterminowo. Automatyczne zwalnianie jest konieczne.
Termin wygaśnięcia warto ustalić osobno dla różnych sytuacji: inny dla zamówienia opłaconego, inny dla oczekującego na potwierdzenie. Przed zwolnieniem przydaje się powiadomienie do opiekuna klienta, żeby zwolnienie nie zaskoczyło osoby, która właśnie kończy negocjacje.
Realizacja częściowa
Wydanie dostępnych pozycji z zachowaniem reszty jako otwartej. Brak jednej pozycji nie może wstrzymywać całości.
Decyzja o dopuszczalności wysyłek częściowych należy do klienta i powinna być zapisana przy kontrahencie, a nie ustalana za każdym razem. Część odbiorców przyjmuje tylko kompletne dostawy, bo każda przesyłka to u nich osobne przyjęcie. Reguła zapisana raz oszczędza telefonów przy każdym zamówieniu.
Powiązanie z zakupem
Zamówienie klienta generujące zamówienie do dostawcy. Pozwala odpowiedzieć na pytanie o termin z jednego miejsca.
To najbardziej praktyczna część całego mechanizmu. Osoba odbierająca telefon widzi, czy brakująca pozycja została zamówiona, u kogo i na kiedy. Bez powiązania odpowiedź wymaga przejrzenia korespondencji zaopatrzenia, a klient słyszy „sprawdzę i oddzwonię”.
Kontrola terminów
Zestawienie zamówień po terminie i zagrożonych, przeglądane codziennie przez osobę odpowiedzialną.
Zestawienie w układzie firmy zwykle wymaga własnego raportu, bo istotny jest tu podział na opiekunów albo na grupy asortymentu. Ważniejsze od formy jest to, żeby lista miała właściciela — raport bez osoby, która go otwiera, nie jest kontrolą.
Zamykanie
Zamówienia porzucone i zrealizowane częściowo muszą dać się zamknąć. Inaczej lista otwartych traci sens.
Lista, na której połowa pozycji jest martwa, przestaje być czytana po kilku tygodniach. Wraz z nią przestaje działać cała kontrola terminów. Porządkowanie tej listy jest czynnością cykliczną, a nie jednorazowym sprzątaniem.
Automatyczne przyjmowanie zamówień
Zamówienia spływające z kanałów elektronicznych da się zamieniać na dokumenty bez udziału człowieka, pod warunkiem opisania kontroli. Reguły opisuje tekst o automatyzacji dokumentów. Przy niewielkiej liczbie zamówień, z których większość i tak wymaga uzgodnienia terminu albo warunków, automat nie zwraca się — obsługuje wtedy tylko przypadki proste, a te i tak zajmują najmniej czasu.
Od czego zacząć porządkowanie
Najpierw od rozstrzygnięcia, czy zamówienie w firmie blokuje stan, czy nie. To jedna decyzja, która przesądza o całej reszcie. Potem od terminu wygasania i osoby odpowiedzialnej za przegląd listy otwartych. Dopiero na końcu warto myśleć o powiązaniach z zakupem i o automatycznym przyjmowaniu. Odwrotna kolejność kończy się sprawnym mechanizmem działającym na danych, którym nikt nie ufa.
