Wystawianie dokumentów według stałych reguł jest czynnością, którą da się opisać i przekazać automatowi. Warunkiem są kontrole.
Źródła
Zamówienia ze sklepu i platform, pliki od odbiorców, zamówienia cykliczne, dokumenty z systemów zewnętrznych.
Każde źródło ma inną jakość danych. Zamówienie ze sklepu jest zwykle kompletne, bo powstało w formularzu z walidacją. Plik od odbiorcy bywa dowolny — inny układ kolumn co kwartał, inne nazwy towarów, czasem pozycje opisowe bez indeksu. To decyduje o tym, ile pracy trzeba włożyć w rozpoznawanie.
Kontrole przed zapisem
- istnienie towaru i dostępność stanu,
- istnienie kontrahenta i jego status,
- cena w dopuszczalnym zakresie,
- limit kupiecki i przeterminowane rozrachunki,
- brak wcześniejszego dokumentu dla tego samego źródła.
Kontrola ceny zasługuje na osobną uwagę. Automat powinien pobierać warunki z systemu, a nie przyjmować kwotę przysłaną z zewnątrz. Reguły opisane w cennikach i rabatach są jedynym miejscem, w którym cena ma prawo powstawać.
Dokument niezatwierdzony
Bezpieczniejszy niż od razu skutkujący magazynowo. Pozwala sprawdzić wynik przed jego skutkami.
Przez pierwsze tygodnie warto zostawić ten tryb nawet wtedy, gdy automat działa poprawnie. Osoba przeglądająca listę utworzonych dokumentów wyłapuje przypadki, których nikt nie przewidział przy opisywaniu reguł. Dopiero gdy przez dłuższy czas nic nie wymaga poprawki, można rozważyć skrócenie ścieżki.
Numeracja
Wyłącznie z systemu. Nadawana z zewnątrz prowadzi do luk i duplikatów, których nie da się później wyjaśnić.
Ta sama zasada dotyczy dat i okresów. Automat nie powinien decydować, do którego miesiąca trafi dokument, jeżeli reguła jest niejasna — powinien wstrzymać się i zapytać.
Przypadki nietypowe
Brak towaru, nietypowy rabat, klient zablokowany. Automat rozpoznaje i przekazuje, zamiast rozstrzygać.
Kolejka takich spraw musi mieć właściciela i termin przeglądu. Automat, który sam obchodzi blokadę albo sam zakłada brakującą kartotekę, przestaje być narzędziem kontroli i staje się źródłem bałaganu. Podobnie działa to przy realizacji zamówień odbiorców, gdzie brak jednej pozycji nie powinien wstrzymywać całości, ale też nie może zostać po cichu pominięty.
Dziennik
Zapis, co i z czego zostało utworzone. Bez niego wyjaśnienie rozbieżności jest niemożliwe.
Wpis powinien wiązać dokument z konkretną porcją danych źródłowych. Wtedy pytanie „skąd wzięła się ta faktura” ma odpowiedź w minutę, a nie po przeglądzie korespondencji. Zasady prowadzenia takiego śladu są wspólne z ogólnymi regułami wymiany danych.
Kiedy nie warto
Przy niewielkiej liczbie dokumentów albo przy zamówieniach, z których prawie każde wymaga uzgodnienia z klientem. Automat opłaca się tam, gdzie reguła jest stała i powtarzalna. Gdy większość przypadków i tak trafia do kolejki decyzyjnej, firma zyskuje jedynie kolejny element do utrzymania.
Dobrą miarą jest udział dokumentów, które przechodzą bez ingerencji człowieka. Jeżeli po miesiącu pracy ten udział jest niski, problem leży zwykle w danych źródłowych albo w regułach spisanych zbyt ogólnie. Poprawianie automatu niewiele wtedy da — trzeba wrócić do uzgodnienia, jak wygląda poprawne zamówienie.
