Import oszczędza dni pracy. Wykonany bez kontroli wprowadza do systemu bałagan szybciej, niż ktokolwiek zdąży zareagować.
Co się importuje najczęściej
Cenniki dostawców, kartoteki towarowe, dokumenty zakupu, zamówienia odbiorców, wyniki inwentaryzacji.
Największą wartość daje import cenników, bo dostawcy zmieniają ceny częściej, niż firma jest w stanie przepisać. Szczegóły postępowania z cenami opisuje osobny tekst o cennikach i rabatach — tu wystarczy zasada, że import zmienia ceny zakupu, a przeliczenie sprzedaży jest osobną decyzją.
Struktura pliku
Stała, z uzgodnionym kodowaniem znaków i separatorem. Pliki w zmiennym układzie wymagają pracy przy każdym imporcie.
Warto ustalić układ z dostawcą pisemnie i traktować odstępstwo jako błąd, a nie jako coś do obejścia. Osobna pułapka to pola liczbowe: separator dziesiętny, znak tysięcy, wiodące zera w kodach. Kod, z którego arkusz kalkulacyjny usunął zero na początku, nie dopasuje się do niczego.
Dopasowanie
Po kodzie kreskowym, symbolu albo indeksie dostawcy zapisanym w kartotece. Dopasowanie po nazwie zawodzi.
Powód jest prozaiczny. Nazwa u dostawcy i nazwa w firmie różnią się skrótem, spacją albo kolejnością słów. Trwałe rozwiązanie polega na zapisaniu indeksu dostawcy przy kartotece, zwykle w polu dodatkowym. Wtedy każdy kolejny import od tego dostawcy dopasowuje się bez pracy ręcznej.
Pozycje nierozpoznane
Do przeglądu, nie do automatycznego zakładania. Tworzenie kartotek z importu to najkrótsza droga do tysiąca duplikatów.
Skutki duplikatów wychodzą wszędzie: stan rozdziela się na dwie pozycje, analiza sprzedaży rozjeżdża się na dwie linie, a przy skanowaniu czytnikiem kodów kreskowych ten sam kod prowadzi do dwóch różnych kartotek. Scalanie po fakcie jest zawsze droższe niż przejrzenie listy przed zapisem.
Tryb próbny
Podgląd zmian przed zapisem. Pierwszy import zawsze w tym trybie, niezależnie od pewności.
Podgląd powinien pokazywać nie tylko liczbę pozycji, ale też skalę zmian: ile kartotek zostanie zmienionych, ile założonych, jakie są największe różnice wartości. Cena niższa o rząd wielkości od dotychczasowej to zwykle błąd w pliku, a nie promocja.
Powtarzalność
Ten sam plik wczytany dwa razy nie może podwoić danych. To warunek bezpiecznego ponowienia po błędzie.
W praktyce oznacza to, że każda pozycja ma klucz, po którym system rozpozna, że już ją widział. Bez tego jedyną reakcją na przerwany import jest ręczne ustalanie, co zdążyło wejść.
Kiedy import się nie opłaca
Przy plikach przychodzących rzadko i zawierających kilkanaście pozycji. Przygotowanie i utrzymanie definicji importu kosztuje więcej niż ręczne wprowadzenie. Nie opłaca się też tam, gdzie plik za każdym razem ma inny układ i wymaga obróbki przed wczytaniem — wtedy najpierw trzeba uporządkować źródło, a dopiero potem automatyzować.
Warto też pamiętać o kolejności prac. Import kartotek robi się przed importem dokumentów, bo dokument bez kartoteki nie ma do czego się odnieść. Import cenników po założeniu kartotek, nie równolegle. Odwrócenie tej kolejności kończy się przebiegiem, w którym połowa pozycji trafia do przeglądu bez powodu.
