Zamówienie jest zobowiązaniem wobec klienta i podstawą planowania zakupów. Jego obsługa decyduje o terminowości całej firmy.
Rezerwacja stanu
Zamówienie blokuje towar, żeby ten sam egzemplarz nie został obiecany dwóm odbiorcom. Podstawowy mechanizm.
Rezerwacja musi wskazywać konkretny magazyn, inaczej blokuje stan tam, gdzie towaru nie ma. Przy kilku lokalizacjach wiąże się to bezpośrednio z obsługą magazynów — bez tego powiązania dostępność pokazywana handlowcowi przestaje odpowiadać rzeczywistości.
Termin wygaśnięcia
Zamówienie niepotwierdzone nie może blokować stanu bez końca. Automatyczne zwalnianie rezerwacji jest konieczne.
Termin ustala się osobno dla różnych sytuacji: inny dla zamówienia opłaconego, inny dla oczekującego na potwierdzenie. Jeden wspólny termin albo za wcześnie zwalnia towar sprzedany, albo za długo trzyma zamówienia porzucone.
Realizacja częściowa
Wydanie dostępnych pozycji z zachowaniem reszty. Bez tego brak jednej pozycji wstrzymuje całe zamówienie.
Decyzję o dopuszczeniu wysyłki częściowej najlepiej zapisać przy kliencie, bo część odbiorców jej nie akceptuje. Dołożyć trzeba jeszcze rozstrzygnięcie kosztu dostawy przy drugiej przesyłce — to pytanie handlowe, które wraca przy każdym takim zamówieniu.
Powiązanie z zakupem
Zamówienie klienta pociągające zamówienie do dostawcy. Pozwala odpowiedzieć na pytanie o termin bez sprawdzania w kilku miejscach.
Powiązanie działa też w drugą stronę: przyjęcie dostawy od razu wskazuje, na które zamówienia towar jest przeznaczony. Bez tego przy każdej dostawie ktoś przegląda listę zaległych zamówień i przypisuje pozycje ręcznie, zwykle z pamięci.
Kontrola terminów
Zestawienie zamówień po terminie i zagrożonych. Uruchamiane codziennie, przeglądane przez osobę odpowiedzialną.
Sensowne zestawienie pokazuje nie tylko zamówienia już spóźnione, ale te, którym do terminu zostało tyle czasu, ile trwa dostawa. Lista opóźnień jest sprawozdaniem z przeszłości, lista zagrożeń pozwala jeszcze zadziałać.
Zamówienia z kanałów internetowych
Zamówienia pobierane automatycznie mają swoją specyfikę: przychodzą poza godzinami pracy, bywają anulowane przez klienta i wymagają rozstrzygnięcia, na jakim etapie powstaje dokument sprzedaży. Ten wątek rozwija sprzedaż w kanałach internetowych.
Ceny na zamówieniu
Cena ustalona przy przyjęciu zamówienia powinna obowiązywać przy realizacji, nawet jeśli w międzyczasie zmienił się cennik. Wymaga to zapisania warunków na dokumencie, a nie pobierania ich ponownie — zasady opisuje temat cenników i promocji.
Zamykanie
Zamówienia porzucone i częściowo zrealizowane muszą dać się zamknąć. Inaczej lista traci czytelność po roku.
Zamknięcie powinno zostawiać ślad z powodem: klient zrezygnował, towar niedostępny, zamówienie zdublowane. Po roku taka lista mówi więcej o utraconej sprzedaży niż niejedno zestawienie.
Kiedy to nie jest potrzebne
Przy sprzedaży wyłącznie z półki, gdy dokument powstaje w chwili wydania towaru, ewidencja zamówień dokłada pracy bez korzyści. Sens pojawia się wtedy, gdy między obietnicą a wydaniem mija czas — i ktoś w tym czasie musi wiedzieć, co jest komu obiecane.
