Sklep pokazujący dostępność niezgodną z magazynem generuje anulowania, a te kosztują więcej niż utracona sprzedaż.
Źródło stanu
System magazynowy. Sklep odwzorowuje, nie prowadzi. To rozstrzygnięcie warunkuje wszystko pozostałe.
Bez tej zasady pojawiają się dwa niezależne stany magazynowe i pytanie, który jest prawdziwy. Odpowiedź zawsze brzmi tak samo: prawdziwy jest ten, według którego wydaje się towar. Sklep pokazuje jego odwzorowanie, ewentualnie pomniejszone o bufor bezpieczeństwa.
Częstotliwość
Przy szybkiej rotacji wymagana wymiana bieżąca. Odświeżanie raz na godzinę wystarcza tylko przy wolnym obrocie.
Wybór zależy od tego, ile sztuk schodzi między jedną wymianą a drugą. Jeśli tyle, że stan zdąży spaść do zera, klient zobaczy towar, którego już nie ma. Częstsza wymiana obciąża jednak system firmowy, więc typowym rozwiązaniem jest tryb mieszany: pełna synchronizacja rzadziej, a zmiany po każdym dokumencie magazynowym na bieżąco.
Rezerwacja
Towar blokowany przy dodaniu do koszyka albo przy złożeniu zamówienia. Bez tego dwóch klientów kupuje ostatnią sztukę.
Blokada przy koszyku chroni lepiej, ale wymaga czasu wygaśnięcia — inaczej porzucone koszyki zamrażają magazyn. Blokada przy zamówieniu jest prostsza i zwykle wystarcza, jeśli płatność następuje od razu.
Alternatywą dla rezerwacji jest bufor: sklep pokazuje stan pomniejszony o kilka sztuk, które zostają na pokrycie rozbieżności. Bufor nie rozwiązuje problemu ostatniej sztuki, ale ogranicza skutki opóźnionej wymiany danych i różnic inwentaryzacyjnych.
Prezentacja
Poziomy dostępności zamiast dokładnej liczby przy dużym asortymencie. Dokładna liczba ma sens przy towarze rzadkim.
Dokładny stan bywa też informacją dla konkurencji, bo pozwala odczytać rotację. Osobny przypadek to sprzedaż firmowa, gdzie klient zamawia większe ilości i potrzebuje wiedzieć, ile dokładnie może wziąć od ręki.
Towar na zamówienie
Oznaczony osobno, z realnym terminem. Pokazywanie go jako dostępnego od ręki generuje reklamacje.
Do tej grupy trafia też towar u dostawcy i towar w drodze. Jeśli sklep pobiera stany od dostawców, trzeba je trzymać w osobnym polu i osobno prezentować, bo ich wiarygodność jest inna niż własnego magazynu.
Warianty i zestawy
Produkt w rozmiarach i kolorach ma tyle stanów, ile wariantów. Zestaw złożony z kilku pozycji jest dostępny w liczbie wynikającej z najmniej dostępnego składnika. Oba przypadki wymagają jednoznacznego powiązania kartotek — czym zajmują się dane produktowe.
Kontrola
Liczba anulowań z powodu braku towaru, mierzona co tydzień. Miara jakości całej integracji.
Warto dodać drugi sygnał: alarm, gdy wymiana danych przestaje działać. Zatrzymana integracja nie wygląda z zewnątrz na awarię — sklep sprzedaje dalej, tylko według stanów sprzed przerwy. Uruchomienie takiej kontroli to jeden z punktów wdrożenia sklepu.
Kiedy integracja nie jest potrzebna
Przy wąskim asortymencie o wolnej rotacji i stanach liczonych w dziesiątkach sztuk ręczna aktualizacja raz dziennie bywa wystarczająca. Budowa wymiany danych zwraca się dopiero wtedy, gdy pojawiają się anulowania albo gdy ktoś w firmie poprawia stany codziennie.
