Handlowiec potrzebuje danych przed rozmową, nie po miesiącu. Zestawienie podsumowujące kwartał opisuje przeszłość; zestawienie operacyjne zmienia to, co się wydarzy.
To rozróżnienie jest tu najważniejsze. Raport zarządczy odpowiada na pytanie, jak poszło. Raport dla handlowca ma odpowiedzieć na pytanie, do kogo zadzwonić dzisiaj.
Raporty, które zmieniają działanie
- klienci bez zamówień od dłuższego czasu niż zwykle,
- spadek zamówień wobec typowego poziomu klienta,
- klienci kupujący część asortymentu — potencjał rozszerzenia,
- realizacja planu z prognozą do końca okresu,
- zaległości płatnicze klientów przed wizytą.
Każdy z nich kończy się listą nazwisk i konkretnym działaniem. To jest kryterium przydatności: jeśli po przeczytaniu raportu nie wiadomo, co zrobić, raport jest zestawieniem, nie narzędziem pracy.
Klient, który przestał kupować
Najcenniejszy raport w tym zestawie. Odejście klienta rzadko jest nagłe — zwykle poprzedza je kilka miesięcy malejących zamówień, których nikt nie zauważył.
Próg trzeba ustawić względem zwyczajów konkretnego klienta, nie jednakowo dla wszystkich. Klient zamawiający co tydzień i klient zamawiający raz na kwartał wymagają innego okresu ciszy, żeby uznać sytuację za niepokojącą. Jednakowy próg dla całej bazy daje listę pełną fałszywych alarmów, która po miesiącu przestaje być czytana.
Karta klienta przed wizytą
Historia zamówień, marża, zaległości, otwarte sprawy i ostatnie reklamacje na jednej stronie. Zastępuje przeglądanie kilku ekranów przed każdym spotkaniem.
Zakres danych na karcie warto przemyśleć osobno. Marża per klient jest informacją wrażliwą i nie musi trafiać na wydruk zabierany w teren — wątek rozwija tekst o uprawnieniach do raportów i danych wrażliwych.
Ostrożnie z rankingami
Zestawienia porównujące handlowców bez uwzględnienia potencjału regionu mierzą teren, a nie pracę. Warto to rozważyć przed publikacją takiego raportu.
Bezpieczniejsze jest porównywanie handlowca z jego własnym wynikiem sprzed roku albo z realizacją ustalonego planu. Ranking zawsze znajdzie ostatniego, nawet jeśli wszyscy pracują dobrze. Jeśli zestawienie porównawcze ma powstać, warto obok wyniku pokazać liczbę klientów i potencjał przypisanego terenu, żeby czytający widział punkt startu.
Dostępność
Raport dostępny wyłącznie w biurze nie zmieni rozmowy w terenie. Wersja czytelna na telefonie bywa ważniejsza niż jej szczegółowość.
Najprostsza forma to zestawienie przychodzące pocztą według ustalonego harmonogramu, z najważniejszymi pozycjami w treści wiadomości. Sposób organizacji takiej wysyłki opisuje tekst o raportach cyklicznych wysyłanych automatycznie.
Kiedy się to nie opłaca
Przy zespole dwuosobowym i kilkudziesięciu klientach rozbudowane raporty handlowe zwykle powtarzają to, co handlowiec ma w głowie. Mają sens od momentu, w którym baza klientów przestaje mieścić się w pamięci jednej osoby albo gdy rotacja w zespole sprawia, że wiedza o kliencie znika razem z człowiekiem.
