Zapas, który się nie sprzedaje, jest gotówką leżącą na półce. Rotacja pokazuje, gdzie ta gotówka utknęła — i zwykle jest to zaskoczenie.
Raport rotacji różni się od zwykłego zestawienia stanów jednym: łączy stan ze sprzedażą. Dopiero to zestawienie mówi, czy zapas jest pracujący, czy tylko zajmuje miejsce.
Czym jest rotacja
Stosunek sprzedaży w okresie do średniego stanu magazynowego. Mówi, ile razy zapas „obrócił się" w danym czasie. Im wyższa, tym mniej kapitału jest zamrożone.
Ta sama informacja bywa wygodniejsza w drugiej postaci: na ile dni wystarczy obecny stan przy dotychczasowym tempie sprzedaży. Dni zapasu łatwiej porównać z terminem dostawy od dostawcy i szybciej widać, gdzie zamówienie jest spóźnione, a gdzie zbędne.
Okres i sposób liczenia stanu
Wynik zależy od tego, jak liczymy stan średni. Stan z jednego dnia potrafi być przypadkowy, zwłaszcza tuż po dostawie. Średnia z kilku punktów w okresie daje obraz stabilniejszy. Warto też ustalić długość okresu: krótki reaguje szybko, ale mocno szumi przy pojedynczych zamówieniach.
Towary zalegające
Zestawienie pozycji bez sprzedaży przez ustalony okres, z wartością stanu. To jeden z niewielu raportów prowadzących wprost do decyzji: przecena, zwrot do dostawcy albo wycofanie.
Warto dołożyć datę ostatniej sprzedaży i datę ostatniego przyjęcia. Pozycja bez sprzedaży, ale z niedawnym przyjęciem to inna sytuacja niż pozycja, której nikt nie ruszał od dawna — pierwsza wymaga rozmowy z zakupami, druga decyzji o wycofaniu.
Rozróżnienie asortymentu
Towar sezonowy ma inną rotację poza sezonem i to normalne. Części zamienne trzymane dla obsługi klienta mają rotację niską z założenia. Raport bez tego rozróżnienia prowadzi do złych decyzji.
Rozwiązaniem jest oznaczenie w kartotece: co jest towarem obrotowym, co sezonowym, a co utrzymywanym celowo mimo niskiej rotacji. Raport czyta wtedy tę cechę i nie stawia obok siebie rzeczy nieporównywalnych.
Powiązanie z zamówieniami
Najbardziej użyteczne zestawienie łączy rotację ze stanem i z zamówieniami w drodze. Pokazuje wtedy, gdzie zamawiamy towar, którego i tak mamy za dużo.
Do tego przydaje się kolumna z rezerwacjami pod przyjęte zamówienia klientów. Stan wysoki, ale w całości zarezerwowany, nie jest zapasem zalegającym, tylko towarem czekającym na wydanie.
Wartość, nie sztuki
Tysiąc sztuk drobnego elementu i pięć sztuk drogiego urządzenia to różne problemy. Zestawienie warte przeglądania sortuje po wartości zamrożonego kapitału.
Ten sam sposób patrzenia sprawdza się przy innych zestawieniach magazynowych — porządkuje je tekst o raportach magazynowych i wsparciu inwentaryzacji.
Kiedy się to nie opłaca
Przy magazynie liczącym kilkadziesiąt pozycji rotację widać bez raportu. Rozbudowane zestawienie ma sens przy asortymencie, którego nie da się objąć pamięcią, i tylko wtedy, gdy ktoś ma uprawnienia do podjęcia decyzji o przecenie lub wycofaniu. Raport rotacji bez tej decyzji jest kolejną tabelą do przeglądania. Marżę tych samych pozycji pokazuje osobno analiza marży w podziale na towar i klienta — dopiero razem układają się w podstawę do rozmowy z dostawcą.
