Raport, po który trzeba sięgnąć, bywa otwierany raz na kwartał. Raport, który sam przychodzi, jest czytany — o ile nie przychodzi za często.
Wysyłka automatyczna jest technicznie prosta. Trudniejsze jest ustalenie, co, komu i jak często wysyłać, żeby zestawienie nie skończyło jako kolejna reguła w skrzynce odbiorczej.
Dobór częstotliwości
Zależy od tego, jak szybko dane się zmieniają i jak szybko da się zareagować. Codzienne zestawienie sprzedaży ma sens, codzienne zestawienie rotacji rocznej — nie.
Drugie pytanie to moment wysyłki. Raport dzienny przychodzący rano opisuje dzień zamknięty i nadaje się do przeglądu; ten sam raport wysyłany wieczorem trafia w porę, w której nikt już nic nie zmieni.
Treść w wiadomości
Najważniejsze liczby powinny być widoczne od razu, bez otwierania załącznika. Raport wymagający pobrania pliku jest otwierany rzadziej.
Dobrze sprawdza się układ dwustopniowy: kilka liczb z odniesieniem w treści wiadomości, szczegóły w załączniku dla tych, którzy chcą sprawdzić. Temat wiadomości warto ułożyć tak, żeby dało się go przeczytać na telefonie i już wiedzieć, czy trzeba otwierać.
Tylko odchylenia
Skuteczniejszy od pełnego zestawienia bywa raport wyjątków: wyłącznie to, co odbiega od normy. Krótki, więc czytany, i prowadzi wprost do działania.
Trzeba ustalić progi. Zbyt czułe dają alarm codziennie i uczą ignorowania, zbyt luźne milczą wtedy, gdy powinny zadziałać. Progi warto przejrzeć po kilku tygodniach pracy, bo dopiero praktyka pokazuje, co jest odchyleniem, a co normalnym wahaniem.
Co, jeśli nie ma odchyleń
Wiadomość z informacją, że wszystko mieści się w normie, ma wartość: potwierdza, że mechanizm działa. Milczenie jest dwuznaczne — może oznaczać spokój albo zepsuty eksport. Warto też ustawić powiadomienie, gdy raport w ogóle się nie policzy.
Adresat
Raport bez konkretnego odbiorcy nie jest niczyj — jest nieczytany. Warto ustalić, kto ma na jego podstawie coś zrobić.
Lista adresatów powinna być krótka i imienna, nie zbiorcza. Wysyłka „do wszystkich" oznacza, że nikt nie czuje się odpowiedzialny. Osobno trzeba sprawdzić, czy wysyłane dane mogą trafić do każdej z tych osób — omawia to tekst o uprawnieniach do raportów i danych wrażliwych.
Przegląd po pół roku
Które raporty są otwierane, a które trafiają wprost do archiwum. Wysyłka zestawień, których nikt nie czyta, uczy ignorowania także tych ważnych.
Najprostszy sposób sprawdzenia: wyłączyć wysyłkę i poczekać, kto się upomni. Jeśli nikt, raport był zbędny.
Kiedy się to nie opłaca
Jeśli zestawienie nie zostało jeszcze sprawdzone i nie wiadomo, czy liczy poprawnie, automatyczna wysyłka rozsyła po firmie błąd w regularnych odstępach. Najpierw weryfikacja poprawności raportu, potem harmonogram.
