Inwentaryzacja jest jedynym momentem, w którym stan w systemie spotyka się ze stanem na półce. Różnice zawsze są — pytanie, czy da się je wyjaśnić.
Przebieg spisu w dużej części zależy od tego, co zostało przygotowane wcześniej. Kilka zestawień wydrukowanych przed rozpoczęciem skraca całą operację bardziej niż dodatkowi ludzie do liczenia.
Zestawienia przed spisem
Arkusz spisowy uporządkowany według rozmieszczenia w magazynie, a nie alfabetycznie. Ta jedna zmiana skraca spis o godziny i ogranicza pomyłki.
Warunkiem jest zapisana w systemie lokalizacja pozycji. Jeśli jej nie ma, to właśnie przed spisem jest najlepszy moment, żeby ją uzupełnić — i tak ktoś przejdzie cały magazyn. Do arkusza warto dołożyć kod kreskowy pozycji, jeśli liczenie odbywa się czytnikiem.
Arkusz bez ilości
Podanie spisującemu stanu z systemu prowadzi do potwierdzania liczby zamiast liczenia. Arkusz powinien mieć puste pole na ilość rzeczywistą.
Ta sama zasada dotyczy liczenia czytnikiem: urządzenie nie powinno podpowiadać stanu oczekiwanego. Porównanie następuje po wprowadzeniu wyniku, nie w trakcie.
Warto też ustalić, co robimy z pozycją policzoną w dwóch miejscach magazynu. Arkusz powinien pozwalać na dopisanie drugiej lokalizacji zamiast nadpisania pierwszej liczby, inaczej część towaru znika z wyniku spisu.
Zestawienie różnic
Po spisie: pozycje z różnicą, posortowane po wartości. Niedobór pięciu sztuk drobiazgu i nadwyżka jednej sztuki drogiego urządzenia wymagają innej uwagi.
Przydaje się kolumna z różnicą procentową obok wartościowej. Duża różnica na pozycji o małym stanie zwykle oznacza błąd ewidencji, a mała procentowo różnica na pozycji licznej — błąd liczenia albo przelicznika opakowania.
Wyjaśnianie różnic
Typowe przyczyny: przyjęcie na złą kartotekę przy wariantach, błąd przelicznika opakowania zbiorczego, wydanie bez dokumentu, towar w strefie zwrotów. Historia ruchów pozycji zwykle wskazuje moment powstania różnicy.
Pomaga zestawienie par: pozycja z niedoborem i podobna pozycja z nadwyżką o zbliżonej wartości. Taka para prawie zawsze oznacza pomylone warianty, a nie ubytek towaru. Czytelne oznaczenia ograniczają to u źródła — opisuje je tekst o etykietach towarowych i wysyłkowych.
Spisy cząstkowe
Regularne liczenie fragmentu magazynu jest skuteczniejsze od jednego spisu rocznego. Różnice wykrywa się wcześniej, gdy jeszcze da się ustalić przyczynę.
Kolejność warto ustalić według wartości i rotacji: pozycje drogie i szybko schodzące liczone częściej, reszta rzadziej. Podstawą do takiego podziału jest raport rotacji towaru.
Kiedy się to nie opłaca
Rozbudowane zestawienia inwentaryzacyjne nie mają sensu, dopóki ewidencja bieżąca jest dziurawa. Jeśli towar wychodzi z magazynu bez dokumentu, spis pokaże różnice, ale ich nie wyjaśni. Najpierw dyscyplina przy przyjęciach i wydaniach, potem raporty wspierające spis. Przy małym magazynie o prostym układzie wydruk stanów z systemu zwykle w zupełności wystarcza.
