Raport zawiera zwykle więcej, niż wynika z potrzeby odbiorcy. Marże, dane kontrahentów i wynagrodzenia bywają dostępne przypadkiem, bo tak było łatwiej zbudować zestawienie.
Nikt tego nie planuje. Zakres powstaje przy budowie raportu, gdy prościej jest wziąć wszystkie kolumny niż zastanawiać się, które są potrzebne.
Zakres według roli
Handlowiec potrzebuje danych swoich klientów, kierownik magazynu stanów, właściciel całości. Jeden raport dla wszystkich oznacza, że wszyscy widzą maksimum.
Praktyczny sposób to spisanie ról, jakie są w firmie, i przypisanie do każdej zakresu danych, a nie listy raportów. Wtedy każdy nowy raport dostaje ograniczenia automatycznie, zamiast być rozpatrywany osobno. Zakres warto ustalić na etapie wdrożenia własnych raportów krok po kroku, bo dorabianie go później oznacza przebudowę.
Marże
Najczęściej udostępniana przez przypadek informacja wrażliwa. Zestawienie sprzedażowe z kolumną marży trafiające do całego zespołu bywa potem materiałem w rozmowie o wynagrodzeniach albo u konkurencji.
Bywa, że wystarczy pokazać marżę procentowo albo w przedziałach zamiast kwotowo. Handlowiec widzi wtedy, które pozycje warto proponować, i nie ma pełnej informacji o cenach zakupu.
Dane osobowe w zestawieniach
Raport z listą klientów wraz z adresami i telefonami jest zbiorem danych osobowych. Eksport takiego pliku na prywatny komputer bywa najczęstszą drogą wycieku.
Warto sprawdzić, czy dane kontaktowe są w raporcie rzeczywiście potrzebne. Do analizy sprzedaży zwykle wystarczy identyfikator klienta; adresy potrzebne są przy wysyłce, a nie przy zestawieniu. Ten sam problem dotyczy plików przekazywanych na zewnątrz — omawia go tekst o eksporcie danych do arkusza i narzędzi analitycznych.
Ślad korzystania
Zapis, kto i kiedy pobrał raport z danymi wrażliwymi, bywa jedynym sposobem ustalenia źródła wycieku. Sam fakt istnienia takiego zapisu działa też zapobiegawczo.
Zapis ma sens tylko wtedy, gdy ktoś go czasem przegląda. Wystarczy rzut oka raz na jakiś czas na to, kto pobierał najwięcej i czy pobrania trafiają się poza godzinami pracy.
Ograniczenie eksportu
Możliwość obejrzenia raportu i możliwość pobrania go w całości to dwie różne rzeczy. Przy danych wrażliwych warto je rozdzielić.
Pobrany plik przestaje podlegać jakiejkolwiek kontroli: trafia na prywatny sprzęt, do wiadomości przesłanej dalej, na nośnik zewnętrzny. Podgląd na ekranie zostaje w systemie.
Odejście pracownika
To moment, w którym uprawnienia najczęściej zostają aktywne. Konto wyłącza się zwykle po kilku dniach, a wcześniej pobrane pliki zostają na prywatnym sprzęcie. Warto mieć ustalone, co się dzieje z dostępami w dniu zakończenia pracy, i traktować to jako część procedury, a nie jako uprzejmość.
Kiedy się to nie opłaca
W firmie kilkuosobowej, gdzie i tak wszyscy widzą wszystko, rozbudowany system uprawnień bywa zbędną biurokracją. Nawet wtedy warto jednak rozdzielić dwie rzeczy: dostęp do bieżącej pracy i możliwość pobrania całej bazy klientów jednym kliknięciem.
