Liczba bez odniesienia jest nierozstrzygalna. Sprzedaż na poziomie dwustu tysięcy to wynik dobry albo zły — zależy od czego.
Trzy typowe odniesienia
Plan, poprzedni okres, ten sam okres rok wcześniej. Każde odpowiada na inne pytanie i warto pokazywać co najmniej dwa.
Plan mówi, czy realizujemy to, co postanowiliśmy. Poprzedni okres mówi o kierunku w krótkim terminie. Rok wcześniej usuwa wpływ sezonu. Pokazanie tylko jednego z nich pozwala wybrać to, które akurat wygląda korzystnie, i właśnie dlatego warto zestawiać co najmniej dwa. Wybór odniesienia jest częścią definicji wskaźnika i powinien być ustalony razem z nią, o czym mówi tekst o doborze wskaźników.
Rok do roku przy sezonowości
Porównanie grudnia do listopada w handlu nie mówi nic. Porównanie do grudnia poprzedniego roku — bardzo dużo.
Warunek jest taki, że rok wcześniej nie zdarzyło się nic nietypowego. Jeśli w porównywanym okresie trwała przerwa w dostawach albo działała jednorazowa akcja sprzedażowa, odniesienie jest zniekształcone. Dlatego przy porównaniach rocznych warto trzymać krótką notatkę o zdarzeniach, które wpłynęły na dany okres.
Liczba dni roboczych
Miesiąc o dwóch dniach mniej daje różnicę kilku procent bez żadnej zmiany w sprzedaży. Warto to uwzględniać.
Rozwiązania są dwa: porównywać wartość przypadającą na dzień roboczy albo pokazywać liczbę dni obok wyniku. Drugie jest prostsze i wystarcza, bo odbiorca sam wykona korektę w głowie. Ten sam problem dotyczy tygodni obejmujących święta i miesięcy o różnej długości.
Zmiana podstawy
Wzrost o pięćdziesiąt procent z dwóch sztuk do trzech nie jest tym samym co z dwustu do trzystu. Wartość bezwzględna musi być widoczna obok procentu.
Przy małych podstawach procenty potrafią zdominować raport i skierować uwagę na pozycje bez znaczenia. Pomaga ustalenie minimalnej wielkości, poniżej której zmiany procentowej po prostu nie pokazujemy. Sposób prezentacji obu wartości obok siebie opisuje tekst o rzetelnej wizualizacji danych.
Okres niezamknięty
Porównanie bieżącego miesiąca do zakończonego zawsze wypada na niekorzyść bieżącego, bo część dokumentów jeszcze nie spłynęła. Poprawne zestawienie porównuje ten sam wycinek okresu — dotychczasową część miesiąca do tej samej części miesiąca poprzedniego. Bez tego pierwsze dni każdego miesiąca wyglądają jak załamanie.
Progi alarmowe
Wartość, poniżej której trzeba zareagować. Ustalona wcześniej, zamienia oglądanie liczb w podejmowanie decyzji.
Próg musi mieć przypisaną osobę i działanie, inaczej jest tylko kolorem na ekranie. Ustalanie go po fakcie zwykle kończy się dopasowaniem granicy do wyniku, który już wystąpił. Warto też przewidzieć, co zrobić, gdy próg jest przekraczany stale — to sygnał, że został ustawiony źle, a nie że firma ciągle ma problem.
Odniesienia zewnętrzne
Dane rynkowe pokazują, czy spadek dotyczy firmy, czy całej branży. To zupełnie inne wnioski.
Odniesienie zewnętrzne mówi jednak tylko o kierunku. Żeby dowiedzieć się, gdzie dokładnie leży różnica, i tak trzeba zejść do własnych danych, zgodnie z tym, co opisuje tekst o rozbiciu liczby na szczegóły.
