Sam fakt, że sprzedaż spadła o osiem procent, nie pozwala nic zrobić. Wartość zaczyna się przy pytaniu, gdzie dokładnie.
Wymiary analizy
Produkt, klient, kanał, region, handlowiec, okres. Odchylenie w sumie zwykle pochodzi z jednego lub dwóch wymiarów.
Żeby dało się tak analizować, dane muszą mieć te wymiary uzupełnione. Pozycje bez przypisania do grupy albo regionu wypadają z podziału i psują obraz — im większy jest ich udział, tym mniej wiarygodne wnioski. To bezpośredni związek między jakością wprowadzania danych a możliwością analizy, opisany w tekście o raportach a jakości danych.
Przejście do dokumentów
Z liczby do listy pozycji, które ją tworzą. Bez tego każde pytanie o przyczynę kończy się prośbą o zestawienie.
Ostatni krok jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Suma, podział na wymiary i wreszcie konkretne dokumenty z numerem i datą. Dopiero na tym poziomie ktoś potrafi powiedzieć, co się wydarzyło, bo rozpoznaje pojedyncze zdarzenia. Wygodnie robi się to raportem z parametrami, o którym mówi tekst o raportach na żądanie.
Wpływ pojedynczych zdarzeń
Jedno duże zamówienie potrafi wyjaśnić cały wzrost. Zestawienie bez tej informacji prowadzi do fałszywych wniosków o trendzie.
Zabezpieczeniem jest pokazywanie obok sumy udziału największych pozycji. Jeśli kilka dokumentów odpowiada za znaczną część okresu, odbiorca powinien to widzieć od razu, a nie odkrywać po dwóch tygodniach planowania opartego na złudzeniu.
Rozkład zamiast średniej
Średnia wartość zamówienia ukrywa to, że połowa jest bardzo mała, a kilka bardzo dużych. Rozkład mówi więcej.
Praktyczna zamiana: zamiast średniej podajemy wartość środkową i podział na przedziały. Średnia jest wygodna do liczenia, ale przy danych handlowych prawie zawsze jest zawyżona przez nieliczne duże pozycje i nie opisuje typowego przypadku.
Struktura, nie tylko wartość
Sprzedaż na tym samym poziomie przy zupełnie innej strukturze produktów to zmiana, której suma nie pokazuje.
To samo dotyczy struktury klientów i kanałów. Utrzymanie wyniku przy rosnącym udziale jednego odbiorcy jest inną sytuacją niż utrzymanie go przy rozproszonym portfelu, choć obie wyglądają identycznie w podsumowaniu.
Kolejność pytań
Najpierw gdzie, potem dlaczego. Szukanie przyczyny przed zlokalizowaniem odchylenia to zgadywanie.
Kolejność ma znaczenie praktyczne: lokalizacja odchylenia to praca dla raportu, a wyjaśnienie przyczyny — dla człowieka znającego proces. Raport, który próbuje od razu podać powód, zwykle podaje pierwsze skojarzenie i utrudnia dalsze szukanie.
Efekt zmiany podstawy
Przy schodzeniu w szczegół udziały procentowe potrafią mylić, bo liczone są od coraz mniejszych wartości. Dlatego obok procentu musi być widoczna wartość bezwzględna, a zmiany warto zestawiać z punktami odniesienia właściwymi dla danego poziomu, a nie dla całości.
