Większość pracy nad raportowaniem to nie tworzenie wykresów, tylko doprowadzenie danych do stanu, w którym da się je zestawić.
Typowe źródła
- system sprzedaży i magazynowy,
- księgowość,
- sklep internetowy i platformy sprzedażowe,
- system zgłoszeń i obsługi klienta,
- arkusze prowadzone przez działy,
- dane zewnętrzne: kursy, ceny paliwa, dane rynkowe.
Przed rozpoczęciem pracy warto dla każdego źródła ustalić trzy rzeczy: kto ma do niego dostęp techniczny, w jakiej formie da się z niego wyciągnąć dane i jak często się zmienia. To zwykle wychodzi w pierwszych dniach projektu i potrafi przesądzić o jego zakresie.
Łączenie po kluczu
Klient, produkt i dokument muszą dać się powiązać między systemami. Brak wspólnego identyfikatora jest najczęstszą przeszkodą w całym projekcie.
W praktyce oznacza to, że ten sam kontrahent w systemie sprzedaży i w sklepie musi mieć wspólny punkt zaczepienia — numer identyfikacji podatkowej, adres poczty albo identyfikator nadany przy integracji. Łączenie po nazwie firmy działa do pierwszej literówki i pierwszego skrótu w nazwie. Jeśli klucza nie ma, trzeba go stworzyć i utrzymywać; to osobna praca, którą lepiej wycenić na starcie niż odkryć w połowie.
Arkusze jako źródło
Da się z nich korzystać, jeśli mają stałą strukturę i jedno miejsce przechowywania. Plik krążący w wersjach nie nadaje się do niczego.
Minimalne warunki: nagłówki w jednym wierszu, jedna tabela na arkusz, brak scalonych komórek, brak dopisków pod danymi. Warto też zablokować kolumny wykorzystywane w raporcie, bo dodanie jednej z boku potrafi zatrzymać całe odświeżanie.
Kopiowanie zamiast odpytywania
Raport odpytujący system produkcyjny w godzinach szczytu potrafi go spowolnić. Zwykle lepiej przenieść dane do osobnego miejsca.
Osobna kopia daje jeszcze jedną korzyść: można w niej trzymać historię, którą system źródłowy nadpisuje. Stan magazynu sprzed miesiąca albo cena obowiązująca w dniu sprzedaży to dane, których po fakcie zwykle nie da się odtworzyć. Kwestię obciążenia rozwija tekst o wydajności raportów.
Częstotliwość
Dopasowana do tempa decyzji. Odświeżanie co pięć minut danych analizowanych raz w tygodniu to koszt bez korzyści.
Odbiorca musi wiedzieć, jak świeże są liczby. Data i godzina ostatniego odświeżenia widoczna na raporcie usuwa większość pytań o to, dlaczego dzisiejszy dokument jeszcze się nie pojawił.
Braki i błędy przy pobieraniu
Odświeżanie potrafi się nie udać po cichu: źródło nie odpowiedziało, plik nie został podmieniony, integracja zwróciła niepełny zakres. Raport pokaże wtedy zaniżone wartości, wyglądając jak zawsze. Dlatego proces pobrania powinien odnotowywać, czy się powiódł, i wyraźnie oznaczać dane niepełne. Więcej o wykrywaniu takich sytuacji mówi tekst o raportach a jakości danych.
Opis pochodzenia
Skąd wzięła się każda liczba w raporcie. Bez tego pierwsze pytanie o rozbieżność kończy projekt.
Wystarczy krótka notatka przy każdym wskaźniku: źródło, sposób wyliczenia, kto odpowiada. To ten sam zapis, który buduje jedno źródło prawdy, i najtańsze zabezpieczenie przed sporami o to, czyj arkusz jest właściwy.
