Kartoteka towarowa jest zwykle najbardziej zabałaganionym zbiorem w firmie i jednocześnie tym, od którego zależy działanie wszystkiego pozostałego.
Dokumenty odwołują się do towarów, integracje dopasowują je po kodach, zdjęcia wiszą przy konkretnych indeksach. Błąd w kartotece rozchodzi się więc na wszystkie pozostałe obszary i wychodzi w różnych miejscach naraz.
Identyfikator przenoszony w pierwszej kolejności
Kod EAN i symbol własny muszą trafić do nowego systemu w niezmienionej postaci. To po nich odtwarza się powiązania z dokumentami, zdjęciami i integracjami.
Typowa pułapka to formatowanie. Kod otwarty po drodze w arkuszu potrafi stracić zera wiodące albo zamienić się w zapis wykładniczy. Dlatego pliki pośrednie warto trzymać w formacie, który nie interpretuje zawartości, a same kody sprawdzić na próbce przed przeniesieniem całości.
Jednostki i przeliczniki
Jednostka podstawowa i opakowania zbiorcze z przelicznikami. Błąd w tym miejscu daje stany zawyżone albo zaniżone o rząd wielkości i wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.
Sprawdzian jest prosty: wybierz kilka towarów sprzedawanych w kartonach i policz ręcznie, ile sztuk powinno być w magazynie. Jeśli nowy system pokazuje co innego, przelicznik przeszedł błędnie albo zamieniono jednostkę podstawową ze zbiorczą.
Warianty
Systemy odwzorowują je różnie: jako osobne kartoteki albo jako cechy produktu nadrzędnego. Przy zmianie modelu trzeba świadomie rozstrzygnąć, jak przenieść stany i historię.
To rozstrzygnięcie należy do mapowania struktur i trzeba je zapisać. Po roku nikt nie odtworzy z pamięci, dlaczego rozmiary trafiły do osobnych kartotek, a kolory do cech.
Ceny
Cennik podstawowy, ceny indywidualne kontrahentów, progi ilościowe i promocje. Przeniesienie samego cennika podstawowego oznacza, że stali klienci od pierwszego dnia płacą inaczej niż uzgodniono.
Warto osobno wypisać wszystkie mechanizmy, które wpływają na cenę końcową: rabaty na grupę towarową, rabaty na kontrahenta, ceny w walucie, zestawy. Nowy system może liczyć je w innej kolejności, więc porównanie kilku typowych zamówień przed i po jest kontrolą trudną do zastąpienia.
Porządek przed przeniesieniem
Kartoteka niesie zwykle dublety, pozycje bez ruchu i puste pola kluczowe. Naprawa po stronie starego systemu jest tańsza i bezpieczniejsza, bo dane pozostają spójne z dokumentami — opisuje to tekst o czyszczeniu danych przed migracją.
Kontrola po przeniesieniu
Liczba kartotek, suma stanów, wartość zapasu. Trzy liczby, które muszą się zgadzać przed i po — a jeśli się nie zgadzają, trzeba wiedzieć dlaczego.
Do tego warto dołożyć kontrolę jakościową: kilka kartotek nietypowych, na przykład towar w kompletach, towar z ceną w walucie i towar wycofany ze sprzedaży. Przypadki brzegowe pokazują błędy, których sumy nie ujawnią, bo w skali całości znikają w zaokrągleniu.
