Kartoteka kontrahentów zawiera zwykle duplikaty narosłe przez lata. Migracja jest jedyną naturalną okazją, żeby je usunąć.
Ten zbiór różni się od towarowego jedną rzeczą: ciągnie za sobą pieniądze. Błąd w kartotece towaru widać przy inwentaryzacji, błąd w rozrachunkach widać w rozmowie z klientem, który twierdzi, że zapłacił. Dlatego kolejność jest tu sztywna — najpierw porządek w kontrahentach, potem salda.
Deduplikacja przed przeniesieniem
Ten sam podmiot występujący pod kilkoma numerami rozbija historię sprzedaży i rozrachunki. Scalanie po przeniesieniu jest trudniejsze niż przed.
Typowe źródła dubli to zamówienia ze sklepu zakładające nową kartotekę przy każdej literówce w nazwie, oddziały tej samej firmy wpisywane osobno oraz kontrahent raz jako firma, raz jako osoba prywatna. Każdy przypadek wymaga innej decyzji, więc listę trzeba przejrzeć, a nie scalać automatem. Szerzej o samym etapie porządkowania mówi tekst o czyszczeniu danych przed migracją.
Podstawa dopasowania
Numer identyfikacji podatkowej, nie nazwa. Nazwy różnią się formą prawną, skrótami i literówkami, więc porównywanie po nich zawodzi.
Dla klientów detalicznych numeru nie ma, więc dopasowanie idzie po adresie e-mail albo telefonie. Oba pola bywają wspólne dla kilku osób z jednej firmy, dlatego przy detalu bezpieczniej zostawić dublet niż scalić dwa różne konta w jedno.
Rozrachunki
Salda muszą się zgadzać co do grosza. Uzgodnienie sumy należności i zobowiązań przed migracją i po niej jest kontrolą, której nie da się pominąć.
Uzgadniamy nie tylko sumę zbiorczą, ale też salda w podziale na kontrahentów. Suma potrafi się zgodzić przy dwóch błędach, które się znoszą. Zestawienie pozycyjne ujawnia to od razu.
Rozliczenia częściowe
Faktura opłacona w części musi zachować powiązanie z wpłatami. Przeniesienie samego salda bez historii uniemożliwia późniejsze wyjaśnienie różnicy.
Tu przebiega granica między saldem a historią. Sam stan zadłużenia da się przenieść dokumentem technicznym, ale wtedy trzeba mieć dostęp do starych rozliczeń w innym miejscu. Wybór między jednym a drugim wiąże się z decyzją o zakresie migracji dokumentów historycznych.
Dane wrażliwe
Kartoteka zawiera dane osobowe. Migracja jest dobrym momentem, żeby usunąć kontrahentów, których dane nie mają już podstawy przechowywania.
Warto przy okazji sprawdzić, kto w nowym systemie będzie widział pełne dane kontaktowe, a komu wystarczy sama nazwa. Przenoszenie uprawnień jeden do jednego przenosi też dostępy nadane kiedyś doraźnie.
Warunki handlowe
Terminy płatności, limity, rabaty indywidualne. Bez nich pierwsze dni pracy na nowym systemie to seria telefonów od zaskoczonych klientów.
Część warunków bywa zapisana wyłącznie w umowach albo w korespondencji handlowców. Migracja jest okazją, żeby wciągnąć je do systemu i przestać polegać na pamięci. Kontrolę pierwszych wystawionych dokumentów opisuje tekst o tym, co sprawdzić po migracji.
