Arkusz jest najlepszym narzędziem do analizy jednorazowej i najgorszym do prowadzenia procesu przez dziesięć osób.
Gdzie się sprawdza
Wyliczenia, zestawienia doraźne, prototypowanie procesu przed budową narzędzia. W tych zastosowaniach nie ma sobie równych.
Arkusz pozwala sprawdzić pomysł w godzinę, bez programisty i bez zmiany w systemie. Dlatego warto go używać świadomie jako etapu, a nie jako rozwiązania docelowego. Problem zaczyna się wtedy, gdy etap tymczasowy trwa kilka lat.
Gdzie zaczyna szkodzić
- gdy prowadzi ewidencję zamiast systemu,
- gdy edytuje go kilka osób bez zasad,
- gdy formuły stały się nieczytelne,
- gdy dane trzeba chronić przed przypadkową zmianą,
- gdy potrzebna jest historia zmian.
Do tego dochodzi ryzyko ciche: błąd w formule nie zgłasza się sam. Arkusz liczy dalej i podaje wynik, który wygląda wiarygodnie. Wykrywa się to zwykle przy okazji, po czasie.
Arkusz w chmurze
Rozwiązuje problem wersji i historii zmian. Nie rozwiązuje braku kontroli poprawności danych.
Wspólna edycja usuwa krążenie plików w załącznikach, tak samo jak przy wspólnych dokumentach. Nie usuwa jednak tego, że dwie osoby wpiszą tę samą nazwę kontrahenta na trzy sposoby. Do tego potrzebne są reguły w samym arkuszu.
Zabezpieczenia
Blokada komórek z formułami, listy wyboru zamiast wolnego tekstu, sprawdzanie zakresów. Podnoszą jakość danych niewielkim kosztem.
Warto dołożyć osobny arkusz ze słownikami, z którego pobierają listy wyboru, oraz oddzielenie danych wejściowych od wyliczeń. Wtedy zmiana sposobu liczenia nie wymaga dotykania danych, a rozbudowa nie polega na wstawianiu kolumn w środku tabeli. Dane najlepiej zbierać formularzem, a nie wpisywaniem wprost do tabeli, o czym mówi tekst o formularzach i zbieraniu danych.
Arkusz jako specyfikacja
Działający arkusz jest najlepszym opisem tego, co ma robić przyszłe narzędzie. Warto go zachować przy przechodzeniu na system.
Zawiera bowiem to, czego nie ma w żadnym dokumencie: rzeczywiste reguły liczenia, wyjątki dopisane z boku i przypadki, które ktoś kiedyś obsłużył ręcznie. Przy wycenie prac to materiał, który skraca ustalenia najbardziej.
Kiedy przejść dalej
Gdy arkusz stał się jedynym miejscem prowadzenia procesu, od którego zależy praca innych.
Drugi sygnał to sytuacja, w której arkusz zna wyłącznie jedna osoba i nikt nie potrafi go zastąpić. Trzeci: dane z arkusza trzeba ręcznie przepisywać do systemu albo odwrotnie. Wtedy warto rozważyć połączenie obu światów, opisane w tekście o współpracy z systemami firmowymi.
Kiedy nie warto tego ruszać
Nie każdy arkusz trzeba zastępować systemem. Jeżeli prowadzi go jedna osoba na własny użytek, liczy poprawnie i nikt inny od niego nie zależy, przebudowa jest wydatkiem bez powodu. Sensowna kolejność wygląda tak: najpierw uporządkować dane i zabezpieczenia w samym arkuszu, potem sprawdzić, czy problem nadal istnieje. Bardzo często okazuje się, że wystarczy przenieść zbieranie danych do formularza i zablokować formuły, a reszta może zostać.
