Plik udostępniony odnośnikiem publicznym jest dostępny dla każdego, kto go otrzyma. To najczęstszy sposób wycieku danych firmowych.
Poziomy dostępu
Odczyt, komentowanie, edycja. Domyślnie najniższy potrzebny, nie najwyższy wygodny.
Różnica jest praktyczna, nie formalna. Prawo edycji pozwala nie tylko zmienić treść, ale też skasować plik i udostępnić go dalej. Przy dokumentach przekazywanych do zaopiniowania wystarcza komentowanie: uwagi trafiają do dokumentu, a jego treść pozostaje pod kontrolą autora.
Odnośniki publiczne
Działają dla każdego, kto zna adres. Przy dokumentach firmowych powinny być wyjątkiem z terminem ważności.
Adres bywa przekazywany dalej bez wiedzy nadawcy, trafia do korespondencji i zostaje w niej na stałe. Warto sprawdzić, jakie ustawienie jest domyślne przy nowym udostępnieniu, i ograniczyć samą możliwość tworzenia takich odnośników do osób, które faktycznie tego potrzebują. Rozsądnym ustawieniem domyślnym jest dostęp imienny.
Dostęp dla zewnętrznych
Imienny, do konkretnych zasobów, z terminem. Dodanie kogoś do całego dysku na czas projektu zostaje na lata.
Dotyczy to biura rachunkowego, agencji, informatyka i podwykonawcy. Każdy z nich powinien mieć dostęp do jednego katalogu, nie do struktury firmy. Warto prowadzić listę osób z zewnątrz, które mają dostęp, bo z panelu administracyjnego nie zawsze widać to na pierwszy rzut oka.
Dziedziczenie uprawnień
Dostęp do katalogu daje dostęp do wszystkiego w środku. Struktura katalogów jest więc jednocześnie strukturą uprawnień.
To jeden z argumentów za płytkim i przemyślanym układem katalogów, opisanym w tekście o dyskach i udostępnianiu plików. Wyjątki nadawane na pojedynczych plikach wewnątrz katalogu działają, ale po roku nikt już nie wie, gdzie zostały ustawione i dlaczego.
Przegląd
Raz na pół roku: co jest udostępnione na zewnątrz i komu. Wynik zwykle zaskakuje.
Przegląd warto zacząć od zestawienia dostępów zewnętrznych, a potem sprawdzić konta o wysokich uprawnieniach. Administratorów powinno być tylu, ilu naprawdę potrzeba, i powinny to być konta imienne. Reszta należy do tematu opisanego w tekście o bezpieczeństwie kont.
Odbieranie
Przy zakończeniu współpracy i przy zamknięciu projektu. Wpisane w procedurę, nie zależne od pamięci.
Najprościej odbierać dostęp przez usunięcie osoby z grupy, a nie przez szukanie pojedynczych udostępnień. Dlatego uprawnienia warto nadawać grupom odpowiadającym rolom, nie osobom. To także element procedury odejścia pracownika.
Gdzie przesada szkodzi
Uprawnienia zbyt wąskie mają swoją cenę. Jeżeli każda prośba o dostęp wymaga zgłoszenia i czekania, ludzie zaczynają obchodzić system: kopiują pliki na dysk osobisty, wysyłają je pocztą, zakładają katalogi poza strukturą. Efektem jest gorsza kontrola niż przed zaostrzeniem zasad. Zdrowy układ to szeroki dostęp do materiałów roboczych zespołu i wąski do danych kadrowych, finansowych i handlowych.
