Automatyzacja w pakiecie biurowym
Firmy kupują platformy automatyzacji, nie wiedząc, że część przepływów da się zbudować narzędziami, za które już płacą.
Co da się zrobić bez dodatkowych narzędzi
- reguły porządkujące pocztę,
- powiadomienia przy dodaniu pliku albo odpowiedzi w formularzu,
- zatwierdzanie prostych wniosków,
- przenoszenie danych z formularzy do arkuszy,
- przypomnienia o terminach.
Wspólna cecha tych przepływów jest taka, że zaczynają się i kończą wewnątrz pakietu. Wyzwalaczem jest zdarzenie w poczcie, na dysku albo w formularzu, a wynikiem wiadomość, wpis w arkuszu albo zadanie. Nic nie musi wychodzić na zewnątrz.
Zalety
Brak dodatkowego kosztu, dane pozostają w tym samym środowisku, uprawnienia wynikają z istniejących.
Istotne jest zwłaszcza to ostatnie. Przepływ działa w kontekście konta, które go uruchamia, więc nie tworzy nowej drogi dostępu do danych. Przy narzędziu zewnętrznym trzeba nadać osobne uprawnienia i pilnować, komu i na jak długo.
Ograniczenia
Połączenia z systemami spoza pakietu bywają ubogie, a przepływy złożone stają się trudne do utrzymania.
Dochodzą do tego kwestie praktyczne. Obsługa błędów jest szczątkowa: przepływ, który się nie wykonał, zwykle po prostu milczy. Testowanie odbywa się na danych rzeczywistych, bo osobnego środowiska najczęściej nie ma. Rozgałęzienia i warunki szybko robią się nieczytelne dla kogoś, kto tego nie budował.
Kiedy platforma zewnętrzna
Przy integracjach z systemami firmowymi i przy przepływach obejmujących wiele narzędzi. Wtedy dedykowane rozwiązanie wygrywa.
Granicą jest zwykle moment, w którym przepływ musi sięgnąć do programu handlowego, do sklepu albo do bazy danych. Wtedy potrzebna jest obsługa błędów, ponawianie i podgląd tego, co się wykonało. Warto jednak najpierw sprawdzić, czy nie mnożymy narzędzi ponad potrzebę, o czym mówi tekst o nadmiarze narzędzi.
Kto to buduje
Osoba z działu, którego dotyczy proces, nie dział techniczny. Narzędzia są na tyle proste, że to działa, pod warunkiem opisania przepływu.
Opis powinien mieścić się na jednej stronie: co uruchamia przepływ, jakie warunki są sprawdzane, co się dzieje w każdym przypadku i kto ma zostać powiadomiony, gdy coś pójdzie inaczej. Bez tego powstaje przepływ, który robi coś niejasnego i którego nikt nie chce ruszyć.
Ewidencja
Przepływy zbudowane przez pracowników znikają razem z nimi. Spis z właścicielem jest konieczny.
Spis powinien zawierać nazwę, przeznaczenie, konto, na którym przepływ działa, i osobę odpowiedzialną. Przepływ uruchamiany z konta osobistego przestaje działać przy likwidacji tego konta, więc dla przepływów istotnych lepiej użyć konta technicznego albo skrzynki wspólnej.
Kiedy nie automatyzować
Proces wykonywany rzadko i za każdym razem inaczej nie nadaje się do automatyzacji. Nie nadaje się też proces, którego nikt nie potrafi opisać krok po kroku, bo automatyzacja utrwali wtedy bałagan zamiast go usunąć.
