Rozbudowa magazynu zwykle zaczyna się od drugiej lokalizacji i szybko dotyka wszystkiego: dostępności, rezerwacji i sprzedaży internetowej.
Magazyny a lokalizacje
Magazyn to jednostka ewidencyjna, lokalizacja to miejsce na regale. Rozróżnienie decyduje o tym, czy kompletacja da się zorganizować sensownie.
Mylenie tych pojęć kończy się mnożeniem magazynów po to, żeby oznaczyć półkę. Ewidencja robi się wtedy nieczytelna, a każde przełożenie towaru wymaga dokumentu. Regułą jest: magazyn zakłada się wtedy, gdy zmienia się odpowiedzialność za stan albo sposób jego rozliczania. W pozostałych przypadkach wystarczy oznaczenie miejsca.
Dostępność
Stan łączny nie jest dostępnością. Towar w innym magazynie wymaga czasu na przesunięcie i tak trzeba go pokazywać.
Dostępność to stan pomniejszony o rezerwacje i o towar przypisany do innych zobowiązań, z informacją o terminie. Handlowiec potrzebuje odpowiedzi na pytanie, kiedy może obiecać wydanie, a nie ile sztuk figuruje w sumie. Te dwie liczby bywają bardzo różne.
Rezerwacje
Powiązane z magazynem i z terminem wygaśnięcia. Rezerwacja bezterminowa blokuje towar bez sprzedaży.
Mechanizm ten łączy magazyn ze sprzedażą i tam też się rozstrzyga — szerzej opisuje to obsługa zamówień i rezerwacji. Z punktu widzenia magazynu ważne jest jedno: rezerwacja musi wskazywać konkretny magazyn, inaczej towar zostaje zablokowany tam, gdzie go nie ma.
Przesunięcia
Dokumentowane, z uwzględnieniem stanu „w drodze". Bez tego towar znika z jednego magazynu, zanim pojawi się w drugim.
Stan „w drodze" bywa pomijany jako formalność, a jest jedynym miejscem, w którym widać towar w trakcie transportu. Bez niego przez kilka godzin lub dni sprzedaż nie może obiecać czegoś, co firma faktycznie ma.
Sprzedaż internetowa
Wskazanie, który magazyn zasila sklep. Bez podziału sklep sprzedaje towar zarezerwowany dla punktu stacjonarnego.
Decyzja ta jest jednym z pierwszych ustaleń przy połączeniu systemu ze sklepem. Wariant z magazynem wydzielonym dla sprzedaży wysyłkowej jest prostszy w rozliczeniu, ale wymaga pilnowania, żeby towar nie leżał tam bez ruchu.
Inwentaryzacja
Osobno dla każdego magazynu, z rozliczeniem różnic w miejscu ich powstania.
Różnica rozliczona zbiorczo dla całej firmy niczego nie uczy. Rozliczona w magazynie, w którym powstała, wskazuje albo na błąd w dokumentach, albo na problem z organizacją pracy w tym konkretnym miejscu.
Praca w kilku lokalizacjach
Gdy magazyny stoją w różnych miastach, dochodzą kwestie dostępu, uprawnień i numeracji dokumentów — opisuje je obsługa firmy z kilkoma lokalizacjami. Sam podział magazynowy jest wtedy tylko jednym z elementów układanki.
Kiedy nie warto dzielić
Przy jednej hali i jednej osobie odpowiedzialnej podział na magazyny dokłada dokumentów i nie daje nic w zamian. Sensowny staje się dopiero wtedy, gdy pojawia się druga odpowiedzialność za stan albo drugi kanał sprzedaży.
