Drugi oddział zmienia sposób pracy systemu bardziej, niż wynika z samej liczby stanowisk. Dotyka dostępu, numeracji i uprawnień naraz.
Dostęp zdalny
Praca na wspólnej bazie przez łącze wymaga odpowiedniego rozwiązania. Bezpośrednie połączenie z bazą przez internet działa źle i bywa niebezpieczne.
Powód jest dwojaki. Po pierwsze, program wymienia z bazą dużo drobnych porcji danych i każde opóźnienie łącza mnoży się przez ich liczbę — stąd wrażenie, że wszystko „się zacina". Po drugie, baza wystawiona bezpośrednio do internetu jest celem, który znajdzie się sam. Właściwym rozwiązaniem jest praca zdalna na wspólnym środowisku albo połączenie oddziałów w jedną sieć wewnętrzną.
Numeracja dokumentów
Osobne serie dla oddziałów. Wspólna numeracja przy pracy równoległej prowadzi do konfliktów i luk.
Serie warto ustalić na starcie, bo zmiana numeracji w trakcie roku jest kłopotliwa. Oznaczenie oddziału w numerze ma też walor praktyczny: przy zgłoszeniu klienta od razu wiadomo, kto wystawiał dokument.
Magazyny
Każdy oddział z własnym magazynem i własną odpowiedzialnością za stany. Wspólny magazyn dla kilku lokalizacji nie daje się rozliczyć.
Wraz z podziałem pojawia się ruch między oddziałami, a z nim potrzeba dokumentowania przesunięć i stanu w transporcie. Ten zakres opisuje obsługa magazynów w systemie. Bez tego towar w drodze znika z ewidencji na czas przewozu.
Uprawnienia
Widoczność ograniczona do własnego oddziału, z wyjątkiem ról nadzorczych. Domyślny dostęp do wszystkiego prowadzi do wycieków warunków handlowych.
Uprawnienia trzeba opisać rolami, nie osobami. Lista przypisana imiennie przestaje być aktualna przy pierwszej zmianie kadrowej, a nikt nie pamięta, po co dane uprawnienie zostało kiedyś nadane.
Wydajność
Więcej stanowisk to więcej równoczesnych operacji na tej samej bazie. Objawy spowolnienia pojawiają się wtedy szybciej niż przy pracy w jednym miejscu, a przyczyny i sposób ich usuwania opisuje temat zachowania systemu przy dużej bazie.
Zestawienia łączne
Porównanie oddziałów w jednym ujęciu jest głównym powodem, dla którego warto trzymać wszystko w jednym systemie.
Żeby takie porównanie miało sens, oddziały muszą pracować według tych samych zasad: te same kategorie, ta sama kartoteka towarów, ten sam sposób rejestrowania kosztów. Przy rozjeżdżających się słownikach zestawienie łączne pokazuje różnice w sposobie wypełniania danych, a nie w wynikach. Przygotowanie takich ujęć opisuje temat zestawień poza standardem.
Praca przy braku łącza
Scenariusz do przemyślenia z góry: co robi oddział, gdy centrala jest nieosiągalna.
Odpowiedź zależy od tego, czym oddział się zajmuje. Punkt sprzedaży musi mieć sposób na wydanie towaru i wystawienie dokumentu, magazyn może zwykle poczekać. Rozstrzygnięcie trzeba spisać i przećwiczyć, bo w trakcie awarii nikt nie będzie tego wymyślał.
Kiedy to za dużo
Przy drugim punkcie obsługiwanym przez jedną osobę pełny podział na oddziały bywa nadmiarem. Wystarczy wtedy osobna seria dokumentów i osobny magazyn, a resztę można odłożyć do czasu, gdy pojawi się trzeci punkt.
