Integracja ze sklepem jest najczęstszym rozszerzeniem Optimy. Rozstrzyga się na kilku decyzjach dotyczących podziału ról.
Który system prowadzi co
Optima: stany, ceny, dokumenty, rozrachunki. Sklep: treści, zdjęcia, opisy. Bez tego podziału zmiany nadpisują się nawzajem.
Objaw braku podziału jest zawsze ten sam: ktoś poprawia cenę w sklepie, a po najbliższej wymianie wraca stara wartość. Podział trzeba spisać na jednej kartce, pole po polu, i uzgodnić z osobami, które te pola faktycznie zmieniają. Szerszy kontekst tej decyzji opisuje sprzedaż w kanałach internetowych, bo przy kilku kanałach naraz pytanie wraca w trudniejszej postaci.
Stany
Najczęściej aktualizowany element. Przy dużej rotacji wymagana jest wymiana bieżąca, nie cykliczna co godzinę.
Osobno rozstrzyga się, który magazyn zasila sklep i czy pokazywany jest stan pełny, czy pomniejszony o rezerwacje. Przy kilku lokalizacjach to nie jest szczegół — dotyka całej obsługi magazynów w systemie. Bez rozdzielenia sklep sprzedaje towar odłożony dla punktu stacjonarnego, a zamówienie kończy się przeprosinami.
Ceny i rabaty
Klient zalogowany powinien widzieć swoje warunki. To wymaga przekazania nie tylko cennika, ale i przypisania kontrahenta.
Warunkiem jest to, żeby warunki handlowe były zapisane w systemie, a nie ustalane w rozmowie. Jeśli poziomy cen i rabaty nie wynikają z kartoteki, nie ma czego przekazać do sklepu i integracja tego nie naprawi.
Zamówienia
Pobierane i zamieniane na dokument. Rozstrzygnięcie, czy powstaje rezerwacja czy od razu dokument sprzedaży, wpływa na stany i rozliczenia.
Przy sprzedaży wysyłkowej zwykle sensowniejsza jest rezerwacja, bo część zamówień nie dochodzi do skutku. Dokument wystawiony od razu trzeba wtedy korygować, a korekt nie da się ukryć — widać je w rejestrach.
Kartoteki
Powiązane jednym stałym identyfikatorem. Zmiana kodu po stronie systemu rozrywa powiązanie z całą historią zamówień.
Stały identyfikator to taki, którego nikt nie zmienia dla wygody. Kod zawierający nazwę dostawcy albo rok wprowadzenia prędzej czy później zostanie poprawiony i wtedy zaczyna się ręczne sklejanie powiązań.
Co trzeba mieć po swojej stronie
Uporządkowaną kartotekę towarów bez duplikatów, ustalone warunki handlowe, wskazanie magazynu dla sklepu i osobę odpowiedzialną za rozstrzyganie rozbieżności. Integracja niczego nie porządkuje — przenosi stan, jaki zastanie, tylko szybciej.
Kontrola uzgadniająca
Codzienne porównanie liczby zamówień w sklepie i dokumentów w systemie. Rozjazd wychodzi wtedy natychmiast.
Warto dołożyć drugi wskaźnik: czas ostatniej udanej wymiany. Integracja rzadko przestaje działać z hukiem, częściej cichnie — i wtedy przez dwa dni sklep sprzedaje na nieaktualnych stanach.
Kiedy integracja się nie opłaca
Przy kilku zamówieniach dziennie i niewielkiej kartotece ręczne przepisywanie bywa tańsze od utrzymania połączenia. Rachunek zmienia się przy rosnącej liczbie pozycji i przy szybkiej rotacji, bo wtedy głównym kosztem przestaje być przepisywanie, a staje się nim sprzedaż towaru, którego nie ma.
