Zmiana systemu na większy bywa odruchem przy pierwszych ograniczeniach. Warto sprawdzić, czy ograniczenie leży w systemie, czy w sposobie jego użycia.
Przesłanki rzeczywiste
- produkcja wymagająca planowania i marszrut,
- rozbudowana logistyka wielomagazynowa,
- struktura wielofirmowa i konsolidacja,
- bardzo duża liczba dokumentów i użytkowników,
- procesy wymagające obiegu i akceptacji.
Wspólna cecha tych sytuacji: obejście kosztuje regularną pracę ludzi i nie da się go usunąć konfiguracją. Jeśli natomiast lista sprowadza się do jednego obszaru, zwykle taniej jest ten obszar dołożyć niż wymieniać całość.
Przesłanki pozorne
Brak jednego raportu, potrzeba jednego dodatkowego pola, wolne działanie wynikające z braku konserwacji bazy. To rozwiązuje się taniej.
Szczególnie mylące jest spowolnienie. Przypisuje się je wielkości bazy, a wynika często z zaniedbanej konserwacji albo z integracji odpytującej system zbyt często. Zanim padnie decyzja o zmianie, warto przejść przez typowe przyczyny spowolnienia. Bywa, że problem znika po czynności zajmującej kilkanaście minut.
Co trzeba mieć po swojej stronie
Opis procesów w obecnym kształcie. Wskazanie miejsc, w których praca odbywa się poza systemem, w arkuszach i notatkach. Osobę, która potrafi rozstrzygać decyzje biznesowe bez zwoływania narady. Bez tego wdrożenie systemu klasy wyższej przenosi stare obejścia do nowego narzędzia i utrwala je na kolejne lata.
Koszt
Nie tylko licencje. Wdrożenie, migracja, szkolenia, spadek wydajności w pierwszych miesiącach i utrzymanie kompetencji.
Osobną pozycją jest przeniesienie danych. Kartoteki i stany przechodzą zwykle bez kłopotu, ale pola dodatkowe, powiązania i historia wymagają decyzji i pracy. Zakres tej pracy opisuje przejście między systemami, i to zwykle tam kryje się różnica między wyceną a rachunkiem końcowym.
Czas
Wdrożenie systemu klasy wyższej to miesiące, nie tygodnie. Termin trzeba dobrać do sezonu, nie do kalendarza projektów.
Alternatywy
Rozbudowa obecnego systemu dodatkami pokrywa część potrzeb za ułamek kosztu. Warto policzyć oba warianty.
Przegląd dróg rozbudowy obecnego systemu wykonuje się szybciej niż analizę przedwdrożeniową i często kończy temat. Jeśli nie kończy, daje dobrze opisaną listę braków — a to jest materiał wejściowy do rozmowy o systemie klasy wyższej.
Sprawdzian
Wypisanie procesów, których obecny system nie obsługuje, wraz z kosztem obejścia. Jeśli lista jest krótka, zmiana się nie zwróci.
Koszt obejścia liczy się w godzinach pracy i w błędach, które to obejście generuje. Proces obsługiwany w arkuszu obok systemu ma dwa koszty: czas przepisywania i rozjazd danych, który ktoś potem musi wyprostować.
Kiedy zmiana nie ma sensu
Gdy powodem jest jedno stanowisko pracujące niewygodnie. Gdy firma nie ma opisanych procesów i wdrożenie miałoby je dopiero ustalić. Gdy termin wypada w sezonie sprzedaży albo przy zamknięciu roku. W każdej z tych sytuacji większy system pogorszy sytuację, zanim ją poprawi.
