Aktualizacje wynikają często ze zmian przepisów, więc nie są opcjonalne. Tym bardziej wymagają planu.
Rytm
Producent wydaje wersje kilka razy w roku, część wymuszona zmianami prawa. Odkładanie ich kumuluje ryzyko.
Kumulacja polega na tym, że przejście przez kilka wersji naraz zmienia więcej rzeczy jednocześnie, a przy problemie trudniej wskazać, która zmiana go wywołała. Regularne, mniejsze przejścia są łatwiejsze do opanowania niż jedno duże raz na dwa lata.
Zgodność dodatków
Sprawdzana przed aktualizacją, u każdego dostawcy osobno. Jeden niezaktualizowany dodatek blokuje całość.
To jest najczęstsza przyczyna przesunięcia terminu i jednocześnie kryterium, które warto brać pod uwagę już przy wyborze rozszerzeń z rynku. Dostawca reagujący z opóźnieniem zatrzymuje nie tylko swój dodatek, ale cały harmonogram firmy.
Ewidencja rozwiązań
Punktem wyjścia jest aktualna lista wszystkiego, co zostało dołożone: modułów, dodatków, własnych szablonów, integracji, raportów opartych na bezpośrednim odczycie danych. Bez takiej listy przygotowanie do aktualizacji zaczyna się od odtwarzania z pamięci, a coś zawsze zostaje pominięte.
Środowisko próbne
Kopia bazy z tymi samymi dodatkami. Aktualizacja przechodzi tam jako pierwsza.
Kopia musi być świeża i pełna. Środowisko próbne z danymi sprzed pół roku i bez połowy dodatków sprawdza co innego niż to, co faktycznie stoi u użytkowników.
Kopia przed
Pełna, sprawdzona, wykonana bezpośrednio przed aktualizacją. Nie z poprzedniego dnia.
Sprawdzona znaczy: odtworzona choć raz na osobnym środowisku. Kopia, której nikt nigdy nie odtwarzał, jest założeniem, nie zabezpieczeniem.
Kontrola po
Wystawienie dokumentu, wydruk, integracja, kluczowe zestawienia. Sprawdzenie samego uruchomienia niczego nie dowodzi.
Listę kontrolną warto mieć spisaną z góry, zawsze tę samą. Szczególnej uwagi wymagają własne szablony dokumentów — potrafią się otworzyć i jednocześnie zgubić jedną kolumnę, co przy pobieżnym spojrzeniu jest niewidoczne. Podobnie działają rozwiązania korzystające z bezpośredniego odczytu danych, bo aktualizacje przebudowują strukturę.
Termin
Poza zamknięciem okresu i poza szczytem sprzedaży. Aktualizacja w ostatnim dniu miesiąca to decyzja, której nie warto podejmować.
Do terminu należy dobrać też porę i obsadę. Ktoś musi być dostępny nazajutrz rano, gdy użytkownicy zaczną pracę i zgłoszą pierwsze różnice. Aktualizacja wykonana przed dniem wolnym zostawia problem bez opieki.
Droga powrotu
Przed startem trzeba wiedzieć, jak wycofać zmianę i ile to zajmie. Zwykle oznacza to odtworzenie kopii, co przy dużej bazie trwa i wymaga decyzji, do którego momentu wraca się z danymi. Ustalenie tego wcześniej zamienia sytuację awaryjną w procedurę.
Kto to robi
Aktualizacja wymaga jednej osoby prowadzącej i wcześniej ustalonych kontaktów do dostawców dodatków. Rozproszona odpowiedzialność kończy się tym, że każdy sprawdził swój fragment, a całości nie sprawdził nikt. Warto też uprzedzić użytkowników, czego mają szukać po starcie — pierwsze różnice wychodzą przy zwykłej pracy, nie przy testach.
