Optima jest systemem modułowym o dużym rynku rozszerzeń. Rozbudowa polega zwykle na doborze elementów, nie na pisaniu od zera.
Cztery drogi
Moduły producenta — dokupienie brakującego obszaru. Dodatki partnerów — gotowe rozwiązania z rynku. Konfiguracja — atrybuty, wydruki, słowniki. Rozwiązania własne — przez udostępnione mechanizmy wymiany.
Kolejność nie jest przypadkowa. Im niżej na tej liście, tym wyższy koszt utrzymania i tym więcej pracy przy każdej aktualizacji. Rozsądny przebieg to przejście listy od góry i zatrzymanie się na pierwszej drodze, która pokrywa potrzebę. Praktyka bywa odwrotna: firma zaczyna od zamówienia rozwiązania na miarę, bo tak brzmi zgłoszenie od użytkownika.
Najpierw konfiguracja
Znaczna część potrzeb da się pokryć atrybutami i własnymi wydrukami. To najtańsza droga i najczęściej pomijana.
Zgłoszenie brzmi zwykle podobnie: brakuje pola na dokumencie albo kolumny w zestawieniu. Zanim padnie zamówienie, warto sprawdzić, czy nie wystarczą dodatkowe informacje przy kartotekach i zmiana szablonu wydruku. Konfiguracja nie wymaga nowej licencji, nie dokłada elementu do utrzymania i przechodzi aktualizacje bez pytań.
Rynek dodatków
Duży i dobrze rozwinięty. Przy potrzebie typowej rozwiązanie zwykle już istnieje i jest utrzymywane przez partnera.
Przewaga rozwiązania gotowego nie leży w cenie zakupu, tylko w tym, kto ponosi koszt nadążania za kolejnymi wersjami systemu. Przy dodatku z rynku robi to dostawca i rozkłada ten koszt na wszystkich odbiorców. Przy rozwiązaniu własnym płaci za to jedna firma. Przegląd rozszerzeń dostępnych na rynku jest zwykle najkrótszym etapem projektu i najbardziej opłacalnym.
Granice
Logika księgowa i podatkowa nie podlega zmianie. Ingerencja w te obszary jest niedopuszczalna i zwykle skutkuje utratą wsparcia.
Granica przebiega też wokół bezpośredniej pracy na bazie danych. Odczyt na potrzeby raportu to jedno, modyfikowanie danych z pominięciem mechanizmów systemu to zupełnie co innego. Druga rzecz potrafi rozsypać powiązania między dokumentami w sposób, który wychodzi dopiero przy zamknięciu okresu.
Kryterium wyboru
Koszt całkowity na trzy lata wraz z utrzymaniem, nie cena zakupu. Dodatek partnera z abonamentem bywa tańszy niż własne rozwiązanie bez opłat.
Do rachunku wchodzi też czas własnych ludzi: wdrożenie, nauka, obsługa sytuacji nietypowych. Rozwiązanie tańsze w zakupie, ale wymagające ręcznego domykania wyjątków, potrafi kosztować więcej niż droższe i działające samo.
Kiedy rozbudowa się nie opłaca
Gdy problem dotyczy kilku dokumentów w miesiącu — ręczna obsługa jest wtedy tańsza od utrzymania narzędzia. Gdy proces ma się w najbliższym czasie zmienić. Gdy rozbudowa ma obejść brak dyscypliny w wypełnianiu danych — nowe narzędzie przeniesie wtedy bałagan w inne miejsce i doda kolejny element do pilnowania.
Ewidencja
Spis modułów, dodatków i rozwiązań własnych z wersjami. Podstawa każdej aktualizacji.
Bez takiego spisu przejście na nową wersję zamienia się w zgadywanie, co jeszcze może przestać działać. Lista powinna zawierać nazwę dostawcy, sposób kontaktu i osobę odpowiedzialną po stronie firmy.
