Platforma pokrywa typowy handel wysyłkowy bardzo dobrze. Problem zaczyna się tam, gdzie firma robi coś inaczej niż wszyscy.
Objawy
- reguły obchodzone ręcznie przy większości zamówień,
- procesy prowadzone równolegle w arkuszu,
- konieczność łączenia zamówień według własnych zasad,
- rozbudowana kompletacja i pakowanie,
- wymagania rozliczeniowe niemieszczące się w standardzie.
Pierwszy objaw jest najważniejszy. Jeśli pracownicy regularnie omijają automat, znaczy to, że reguły opisują inny proces niż ten, który firma realnie prowadzi. Warto wtedy sprawdzić, czy da się poprawić reguły — sposób ich budowy opisują automatyczne akcje — zanim uzna się narzędzie za niewystarczające.
Produkcja na zamówienie
Towar wytwarzany po zamówieniu wymaga planowania, którego platforma nie obsługuje. To typowa granica. Zamówienie na towar niedostępny musi uruchomić zlecenie, zarezerwować materiał i dać klientowi termin wynikający z kolejki produkcyjnej. Warstwa pośrednia widzi tylko zamówienie i stan — reszta dzieje się poza jej zakresem.
Logistyka wielomagazynowa
Kompletacja z kilku lokalizacji i przesunięcia międzymagazynowe wykraczają poza jej zakres. Podobnie jest z kompletacją zbiorczą dla wielu zamówień naraz i z pakowaniem, które zależy od cech towaru. Podział ról między warstwą pośrednią a ewidencją opisuje tekst o magazynie w platformie i w programie firmowym.
Rozwiązania pośrednie
Własna warstwa obsługująca wyjątki obok platformy. Tańsza niż budowa wszystkiego od zera. Typowy układ: standardowe zamówienia idą dotychczasową drogą, a te nietypowe są wyprowadzane do osobnej obsługi i wracają z gotowym rozstrzygnięciem. Warunkiem jest stabilne połączenie z programem firmowym, opisane w tekście o integracji z systemem magazynowym.
Kiedy własne rozwiązanie
Gdy sposób obsługi zamówień jest przewagą firmy, a nie tylko jej przyzwyczajeniem. To rozróżnienie warto zrobić uczciwie. Sprawdzian jest prosty: czy klienci wybierają firmę z powodu tego, jak realizuje zamówienia, czy po prostu tak się kiedyś ustawiło. W drugim przypadku taniej jest zmienić własny proces niż budować narzędzie, które go odwzoruje.
Koszt utrzymania własnego
Rozwiązanie zbudowane na miarę trzeba potem utrzymywać samodzielnie. Zmiana po stronie kanału sprzedaży albo aktualizacja programu firmowego staje się wtedy sprawą firmy, a nie dostawcy narzędzia. Ten koszt jest rozłożony w czasie i dlatego umyka przy porównaniu, w którym widać tylko cenę wdrożenia.
Ostrożnie z porzuceniem
Rezygnacja z platformy oznacza odbudowanie integracji z każdym kanałem osobno. Ten koszt bywa niedoszacowany. Dotyczy nie tylko pobierania zamówień, ale też stanów, statusów, numerów przesyłek i rozliczeń. Rozsądniejsze bywa zostawienie warstwy pośredniej tam, gdzie sprawdza się dobrze, i dołożenie własnej obsługi wyłącznie do tego, czego naprawdę nie obejmuje.
Jak to sprawdzić u siebie
Przez dwa tygodnie warto zapisywać każde zamówienie obsłużone poza standardową ścieżką i powód. Jeśli takich przypadków jest kilka, sprawa kończy się poprawieniem reguł. Jeśli jest ich większość, granica została przekroczona i rozmowa dotyczy już czegoś innego. Ta lista jest też najlepszym materiałem wyjściowym do wyceny własnego rozwiązania, bo opisuje rzeczywisty proces, a nie jego wyobrażenie.
