Migracja rozstrzyga się nie na przeniesieniu kartotek, tylko na tym, co zostaje poza zakresem narzędzi standardowych.
Dane podstawowe
Kartoteki, kontrahenci, stany, rozrachunki nierozliczone. Ta część zwykle przechodzi bez większych problemów.
Warto ją wykorzystać do porządków. Migracja jest jedynym momentem, w którym usunięcie duplikatów, nieużywanych kartotek i martwych kontrahentów nie kosztuje dodatkowej pracy — i tak wszystko przechodzi przez przegląd. Przeniesienie bałaganu w całości oznacza, że będzie się go pilnować przez kolejne lata.
Historia dokumentów
Rozstrzygnięcie zakresu jest decyzją biznesową. Alternatywą dla pełnej migracji jest archiwum starego systemu do wglądu.
Pytanie brzmi: kto, jak często i po co sięga po dokumenty sprzed kilku lat. Jeśli chodzi o pojedyncze przypadki reklamacyjne, tańszy jest dostęp do archiwum niż przenoszenie całej historii. Przenoszenie ma sens tam, gdzie stara historia jest potrzebna w bieżących zestawieniach.
Atrybuty i pola dodatkowe
Wymagają osobnego planu. Narzędzia standardowe ich nie obejmują, a to często najcenniejsze dane firmy.
Mowa o informacjach, których nie ma nigdzie indziej: parametrach technicznych, indeksach dostawców, własnych klasyfikacjach. Sposób ich prowadzenia opisuje temat dodatkowych informacji przy kartotekach. Przed migracją trzeba je wypisać i wskazać, gdzie mają trafić po drugiej stronie.
Dodatki
Nie przenoszą się. Przed odtwarzaniem warto sprawdzić, czy nowy system nie ma danej funkcji w standardzie.
Jeśli nie ma, kolejnym krokiem jest przegląd rozszerzeń dostępnych na rynku, a dopiero potem rozmowa o rozwiązaniu własnym. Zdarza się też, że dodatek odtwarzany po latach obsługuje proces, którego firma już nie prowadzi — to dobry moment, żeby to sprawdzić.
Co trzeba mieć po swojej stronie
Osobę znającą stare dane i potrafiącą rozstrzygnąć wątpliwości. Dostęp do danych źródłowych w postaci nadającej się do odczytu — tu decyduje wybrana metoda przekazywania danych. Oraz czas w kalendarzu poza sezonem, bo migracja obciąża te same osoby, które prowadzą bieżącą pracę.
Praca równoległa
Okres, w którym oba systemy działają naraz, jest kosztowny i trzeba go z góry ograniczyć terminem. Wprowadzanie dokumentów dwa razy męczy ludzi i po tygodniu przestaje być robione rzetelnie. Zwykle lepiej wybrać jeden dzień przełączenia i przygotować się do niego dokładnie.
Wyjście z systemu
Sprawdzenie możliwości eksportu przed wdrożeniem, nie przy rezygnacji. To element oceny każdego dostawcy.
Pytanie zadaje się wprost: w jakiej postaci firma może odzyskać własne dane i czy obejmuje to również pola dodatkowe. Odpowiedź warto mieć na piśmie, zanim cokolwiek zostanie podpisane.
Kontrola po przełączeniu
Liczba kartotek, suma stanów, wartość zapasu, salda rozrachunków, obroty w wybranych okresach.
Wartości kontrolne trzeba wyliczyć w starym systemie przed przełączeniem i zapisać. Porównanie robione z pamięci albo na podstawie zestawienia wygenerowanego później nie rozstrzyga niczego.
