Dane spisywane w terenie na papierze są przepisywane w biurze — z opóźnieniem, z pomyłkami i zwykle przez kogoś innego niż autor.
Formularz zamiast kartki
Pola wymagane, listy wyboru, kontrola zakresu. Braki i wartości niemożliwe wychwycone na miejscu, gdy jeszcze da się je uzupełnić.
Punktem wyjścia jest zwykle istniejący druk. Warto przejść go pole po polu i rozstrzygnąć, które da się zamienić na wybór z listy. Każde pole tekstowe to potem osobna praca przy porządkowaniu danych, bo dziesięć osób wpisze tę samą rzecz na dziesięć sposobów.
Zdjęcia w zgłoszeniu
Powiązane z konkretnym punktem formularza, nie luzem w galerii telefonu. To najczęściej najcenniejsza część zebranych danych.
Zdjęcia trzeba pomniejszać przed wysłaniem. Kilkanaście pełnowymiarowych plików z jednej wizyty potrafi zablokować wysyłkę przy słabym połączeniu i zapełnić pamięć urządzenia w ciągu tygodnia.
Położenie i czas
Zapisywane automatycznie. Dowód wykonania czynności w danym miejscu bywa wymagany przy odbiorach i rozliczeniach.
Pracownicy powinni wiedzieć, że położenie jest zapisywane i po co. Zapis prowadzony bez uprzedzenia jest problemem dla zaufania w zespole, a przy danych o pracownikach także dla zgodności z przepisami o ochronie danych.
Praca bez zasięgu
Warunek podstawowy. Aplikacja zapisuje lokalnie i wysyła po odzyskaniu połączenia, sygnalizując, co jeszcze czeka na wysłanie.
Formularz trzeba zapisywać na bieżąco, a nie dopiero przy zatwierdzeniu. Wyładowany telefon w połowie wypełniania jest sytuacją częstą, a nie brzegową. Mechanizmy kolejki i rozstrzygania konfliktów opisuje szerzej tekst o pracy bez połączenia z siecią.
Podpis odbioru
Złożony na ekranie zamyka czynność na miejscu i eliminuje osobny obieg papieru.
Razem z podpisem warto zapisać imię i nazwisko osoby podpisującej oraz jej rolę. Sam rysunek na ekranie bez tej informacji jest przy sporze mało wart.
Wynik od razu w systemie
Wypełniony formularz trafia tam, gdzie jest przetwarzany. Wysyłanie plików pocztą przywraca etap przepisywania, który mieliśmy usunąć.
Trzeba więc wcześniej ustalić, do którego systemu dane wchodzą i w jakiej postaci. Bez tego ustalenia powstaje kolejny zbiór, który ktoś przepisuje ręcznie — tyle że ładniejszy.
Czym to się różni od panelu sprzedaży
Formularz terenowy służy do zebrania danych: opisu, pomiaru, zdjęcia, podpisu. Panel dla handlowców służy do odczytu warunków i złożenia zamówienia. Bywają w jednym narzędziu, ale mają różne wymagania i różny zakres danych pobieranych na urządzenie. Formę wybiera się osobno — dostęp do aparatu i pracy bez sieci zwykle przesądza na korzyść aplikacji instalowanej.
Kiedy to się nie opłaca
Przy kilku wizytach miesięcznie i formularzu na pół strony papier wystarczy. Aplikacja zaczyna się bronić przy pracy powtarzalnej, wielu osobach w terenie i danych, które muszą trafić do systemu tego samego dnia.
