Pulpit ma odpowiadać na pytanie, czy trzeba dziś zareagować. Jeśli odpowiada na trzydzieści innych pytań naraz, nie odpowiada na żadne.
Kilka liczb, nie kilkadziesiąt
Pięć do siedmiu wskaźników na ekranie. Więcej oznacza, że nikt nie patrzy na żaden — pulpit staje się tapetą.
Dobór zaczyna się od pytania, jaką decyzję dana liczba ma wywołać. Jeśli odpowiedź brzmi „żadną, ale dobrze wiedzieć", wskaźnik nie należy do pulpitu. Może trafić do raportu, gdzie nikomu nie przeszkadza.
Wskaźnik z odniesieniem
Sama wartość nic nie mówi. Potrzebne jest porównanie: do planu, do poprzedniego okresu, do progu alarmowego.
Progi trzeba ustalić z osobami, które podejmują decyzje, i zapisać razem z uzasadnieniem. Próg wpisany przez wykonawcę „na oko" powoduje albo ciągły alarm, albo ciszę w sytuacji, która wymagała reakcji.
Częstotliwość
Dobrana do tempa decyzji. Sprzedaż dziennie, rentowność miesięcznie. Odświeżanie co minutę danych, na które reaguje się raz na kwartał, jest kosztem bez wartości.
Przy każdej liczbie warto pokazać moment ostatniego przeliczenia. Bez tego wszyscy zakładają, że dane są bieżące, a przy pierwszej rozbieżności tracą zaufanie do całego ekranu.
Przejście do szczegółu
Możliwość zejścia z liczby do dokumentów, które ją tworzą. Bez tego każde odchylenie kończy się prośbą o zestawienie.
To najczęściej pomijana część i zarazem ta, która decyduje o używalności. Kierownik, który widzi spadek i musi poprosić kogoś o wyjaśnienie, korzysta z pulpitu raz i wraca do arkusza.
Pulpit a raport
Pulpit odpowiada na pytanie „czy coś wymaga uwagi". Raport odpowiada „dlaczego". Mieszanie ich daje narzędzie nieprzydatne do obu celów.
Trzeci rodzaj to zadanie do wykonania — na przykład dokument czekający na akceptację. To już nie wskaźnik, tylko pozycja w kolejce zadań, i tam powinna trafić.
Jedno źródło liczb
Pulpit i raporty muszą liczyć tak samo. Dwie różne wartości tego samego wskaźnika kończą dyskusję o danych, zanim się zacznie.
Definicje warto zapisać wprost: co wchodzi do sprzedaży, czy liczymy dokumenty wystawione czy zapłacone, jak traktujemy korekty. Ten spis jest zwykle trudniejszy do uzgodnienia niż samo zbudowanie ekranu.
Wydajność
Wskaźniki liczone z całej historii przy każdym otwarciu ekranu potrafią zatrzymać pulpit po roku pracy. Zwykle wylicza się je z góry i zapisuje gotowe. Zagadnienie opisuje szerzej tekst o wydajności przy dużych zbiorach danych.
Kiedy pulpit się nie opłaca
Gdy dane źródłowe są niekompletne albo uzupełniane z opóźnieniem. Ładny ekran nad niepewnymi liczbami tworzy złudzenie kontroli. Nie opłaca się też wtedy, gdy decyzje i tak zapadają na podstawie rozmowy, a nikt nie ma nawyku patrzenia na liczby — wtedy narzędzie zostanie otwarte przy wdrożeniu i nigdy więcej.
