Umawianie telefoniczne kosztuje czas obu stron i wiąże obsługę godzinami pracy. Terminarz z rezerwacją własną przenosi to na klienta.
Dostępność wynikająca z zasobów
Wolny termin to nie samo miejsce w kalendarzu — to dostępny człowiek, stanowisko i czas trwania usługi. Terminarz musi znać wszystkie trzy.
Stąd bierze się większość pracy przy wdrożeniu. Trzeba spisać, kto wykonuje które usługi, ile stanowisk jest dostępnych i jakie są godziny pracy każdej osoby wraz z urlopami. Jeśli te dane są tylko w głowie kierownika, terminarz nie ma z czego liczyć wolnych okien.
Czas zależny od usługi
Stałe okna godzinne przy usługach o różnym czasie trwania powodują albo przestoje, albo opóźnienia narastające w ciągu dnia.
Osobno trzeba obsłużyć usługi łączone. Klient rezerwuje dwie czynności pod rząd i terminarz musi znaleźć okno na ich sumę, a czasem u dwóch różnych osób. To najczęstszy powód, dla którego gotowe narzędzia okazują się za ciasne.
Potwierdzenie
Natychmiast po rezerwacji, z terminem, adresem i sposobem odwołania. Brak potwierdzenia oznacza telefon z pytaniem, czy rezerwacja doszła.
Warto dołączyć plik do kalendarza albo odnośnik do dodania terminu. Klient, który ma wizytę u siebie w kalendarzu, pamięta o niej bez dodatkowych przypomnień.
Przypomnienie
Dzień wcześniej. To najprostszy sposób ograniczenia nieodbytych wizyt, skuteczniejszy niż jakakolwiek kara umowna.
Przypomnienie powinno dawać możliwość odwołania jednym kliknięciem. Odwołany termin wraca do puli i ktoś go zajmie. Termin, na który klient po prostu nie przyjdzie, przepada. Reguły wysyłki warto ustawić raz i oszczędnie, tak jak przy powiadomieniach w panelu — nadmiar wiadomości kończy się ich ignorowaniem.
Odwołanie przez klienta
Możliwe do określonego czasu przed terminem. Zwolnione okno wraca do puli, zamiast pozostać pustym.
Przydaje się lista oczekujących: osoby, które chciały wcześniejszy termin, dostają powiadomienie o zwolnionym oknie. To najprostszy sposób zapełnienia luk bez pracy obsługi.
Bufory
Przerwy między wizytami na przygotowanie i opóźnienia. Terminarz wypełniony bez luk rozjeżdża się w pierwszej godzinie dnia.
Ekran rezerwacji
Rezerwację robi osoba, która widzi ten ekran pierwszy raz w życiu i nie zna nazewnictwa firmy. Obowiązują tu wszystkie zasady interfejsu dla osoby nietechnicznej: nazwy usług z języka klienta, jedna decyzja na krok, jak najmniej pól do wypełnienia. Wymóg zakładania konta przed rezerwacją odsiewa część klientów jeszcze przed wyborem terminu.
Kiedy terminarz się nie opłaca
Przy kilku wizytach dziennie i jednej osobie przy telefonie zysk jest niewielki. Terminarz zaczyna się bronić wtedy, gdy umawianie zajmuje istotną część dnia, klienci dzwonią poza godzinami pracy albo gdy nieodbyte wizyty zdarzają się regularnie. Jeśli firma prowadzi już panel klienta, rezerwacja powinna trafić właśnie tam, zamiast tworzyć drugie logowanie.
