Formularz zastępuje wiadomość o dowolnej treści danymi w stałej strukturze. To najprostsza możliwa automatyzacja.
Typowe zastosowania
- wnioski urlopowe i zgłoszenia wewnętrzne,
- zapotrzebowanie na zakup,
- zgłoszenia serwisowe,
- ankiety wśród pracowników i klientów,
- zapisy na szkolenia i wydarzenia.
Wspólny mianownik jest taki, że sprawa powtarza się w tej samej postaci, a osoba zgłaszająca zawsze podaje ten sam zestaw informacji. Tam, gdzie każde zgłoszenie wygląda inaczej, formularz przeszkadza.
Pola wymagane
Wszystko, bez czego zgłoszenia nie da się obsłużyć. To główna przewaga nad wiadomością napisaną własnymi słowami.
Zamiast pól tekstowych warto wszędzie, gdzie się da, dać listę wyboru. Wtedy odpowiedzi da się zliczyć i filtrować, a nie tylko przeczytać. Formularz z kilkunastoma polami obowiązkowymi zniechęca skuteczniej niż brak formularza, więc każde pole musi mieć odbiorcę, który naprawdę go używa.
Wynik w arkuszu
Odpowiedzi zbierane automatycznie, gotowe do dalszego przetwarzania. Bez przepisywania.
Arkusz z odpowiedziami jest miejscem roboczym, nie ewidencją. Warto pilnować, żeby nikt nie dopisywał do niego kolumn ręcznie, bo kolejne odpowiedzi się z nimi rozjadą. Ograniczenia takiego rozwiązania opisuje tekst o arkuszach jako narzędziu roboczym.
Powiadomienie
Do osoby odpowiedzialnej przy każdym zgłoszeniu. Formularz bez powiadomienia zbiera dane, których nikt nie czyta.
Powiadomienie powinno iść na skrzynkę obszarową, nie na adres jednej osoby, inaczej urlop zatrzymuje cały strumień zgłoszeń. Zgłaszający też powinien dostać potwierdzenie, choćby automatyczne. Bez niego wraca pytanie, czy formularz zadziałał. To jeden z prostszych przepływów, jakie da się zbudować narzędziami opisanymi w tekście o automatyzacji w pakiecie biurowym.
Dane osobowe
Formularz zbierający dane osób wymaga klauzuli informacyjnej i podstawy przetwarzania.
Dotyczy to również formularzy wewnętrznych, o czym łatwo zapomnieć. Warto ograniczyć zbierane pola do niezbędnych i ustalić, kto ma dostęp do odpowiedzi. Formularz udostępniony publicznie zbiera dane od każdego, kto zna adres, więc przy sprawach wewnętrznych lepiej wymagać zalogowania.
Granica
Przy procesach wymagających akceptacji i śledzenia stanu formularz przestaje wystarczać. Wtedy potrzebne jest narzędzie obiegu.
Objawy są charakterystyczne. Ktoś prowadzi obok arkusz ze statusami. Zgłaszający dopytuje, na jakim etapie jest sprawa. Poprawka zgłoszenia wymaga wysłania formularza jeszcze raz. To sygnał, że proces przerósł narzędzie i że kolejne obejścia będą już tylko łataniem.
Kiedy formularz nie ma sensu
Przy kilku zgłoszeniach na kwartał budowa i utrzymanie formularza kosztuje więcej, niż daje. Nie ma go też sensu stawiać tam, gdzie dane i tak muszą trafić do systemu firmowego. Wtedy lepiej wprowadzać je od razu we właściwym miejscu, o czym mówi tekst o współpracy z systemami firmowymi. Podwójne wprowadzanie tych samych danych zawsze kończy się rozjazdem, a rozstrzyganie, która wersja jest prawdziwa, kosztuje więcej niż samo wpisywanie.
