Prędzej czy później firma potrzebuje zapisać przy towarze coś, czego program nie przewiduje. Wtedy pojawia się pytanie o pola własne.
Co daje standard
Pola dodatkowe przy kartotekach i dokumentach, w ograniczonej liczbie i o ograniczonych typach. Do prostych potrzeb wystarczają.
Zaletą jest to, że takie pola są częścią systemu. Widzi je program, obsługują je narzędzia producenta, przechodzą przez standardowe mechanizmy. Ograniczeniem — że jest ich skończona liczba i szybko robi się z nich pojemnik na wszystko.
Pola z dodatków
Rozszerzenia potrafią dołożyć własne pola przechowywane poza standardowymi tabelami. Daje to swobodę i tworzy zależność od danego dodatku.
Zależność jest realna. Jeśli rozszerzenie przestanie być rozwijane albo firma z niego zrezygnuje, dane zostają, ale nikt ich nie pokazuje. Odzyskanie ich jest wykonalne, tylko kosztuje osobną pracę. Dlatego przy takim polu warto z góry wiedzieć, gdzie fizycznie leży jego zawartość.
Typowe zastosowania
- parametry techniczne towaru,
- oznaczenia dla sklepu internetowego,
- informacje o gwarancji i serwisie,
- dane wymagane przez konkretnego odbiorcę,
- oznaczenia wewnętrzne do zestawień.
Wykorzystanie
Pole wypełniane, ale nieużywane w żadnym wydruku ani zestawieniu, to tylko praca przy wprowadzaniu. Warto z góry wiedzieć, do czego posłuży.
Praktyczny test: zanim pole powstanie, wskaż miejsce, w którym pojawi się jego wartość. Może to być własny wydruk, zestawienie, plik wysyłany do sklepu albo warunek w automacie. Jeśli takiego miejsca nie ma, pole jest na razie niepotrzebne.
Dyscyplina
Pola bez słownika wypełniane dowolnym tekstem stają się bezużyteczne w ciągu roku. Lista wyboru jest niemal zawsze lepsza.
Powód jest prosty: przy wolnym tekście ta sama rzecz zostaje zapisana na kilka sposobów — z literówką, skrótem, wielką i małą literą. Zestawienie po takim polu pokazuje wtedy kilkanaście grup zamiast trzech. Naprawa polega na przejrzeniu wszystkich pozycji ręcznie, więc taniej jest od razu ograniczyć wybór.
Druga zasada: jedno pole, jedna informacja. Pole, w którym trzymamy jednocześnie oznaczenie dla sklepu i notatkę serwisową, nie nadaje się do żadnego z tych zastosowań.
Migracja
Dane w polach dodanych przez rozszerzenia nie są przenoszone przez narzędzia standardowe. To najczęstsza strata przy przejściu na inną linię.
Da się temu zapobiec, ale trzeba pomyśleć wcześniej. Przed migracją między liniami robi się spis wszystkich pól niestandardowych: skąd pochodzą, ile pozycji jest wypełnionych i czy zawartość jest jeszcze używana. Część zwykle okazuje się martwa i nie trzeba jej przenosić. Reszta wymaga osobnego eksportu i wczytania po drugiej stronie, poza narzędziem producenta.
Kiedy pole to zły pomysł
Gdy informacja zmienia się przy każdym dokumencie — wtedy jej miejsce jest na dokumencie, nie przy kartotece. Gdy dotyczy tylko jednego odbiorcy i da się ją wyliczyć z danych, które już są. I gdy nikt nie wskaże osoby odpowiedzialnej za wypełnianie: pole uzupełniane przez połowę zespołu jest gorsze niż jego brak, bo daje złudzenie kompletnych danych.
