Prośba o ponowne przesłanie faktury jest jednym z najczęstszych zgłoszeń do obsługi. Dostęp w panelu usuwa je niemal całkowicie.
Dokumenty przy zamówieniu
Faktura, korekta, dokument zwrotu — dostępne przy właściwym zamówieniu, do pobrania w każdej chwili. To jedyne rozwiązanie, które kończy temat.
Dokumenty powstają zwykle w systemie handlowym, nie w sklepie. Rozszerzenie musi więc mieć skąd je pobrać i czym powiązać z zamówieniem — najczęściej numerem zamówienia zapisanym na dokumencie. Bez tego powiązania faktury trafiają do panelu przypadkowego klienta, co jest gorsze niż ich brak.
Dane do faktury
Zapisane w koncie i podstawiane automatycznie. Wpisywanie numeru identyfikacyjnego przy każdym zamówieniu jest źródłem literówek i korekt.
Warto sprawdzać format numeru już w formularzu. Prosta kontrola poprawności zapisu wyłapuje większość pomyłek, zanim powstanie dokument.
Zmiana danych po sprzedaży
Wymaga korekty, nie poprawienia dokumentu. Panel powinien umożliwiać zgłoszenie takiej potrzeby, a nie edycję wystawionego dokumentu.
Zgłoszenie trafia do osoby, która wystawia korektę, a klient widzi jego status. Ta sama zasada obowiązuje przy zwrotach — dokumenty i statusy powinny być w jednym miejscu, o czym piszemy przy zgłaszaniu zwrotów przez panel klienta.
Faktura zamiast paragonu
Decyzja musi zapaść przed sprzedażą. Wybór w koszyku, a nie prośba po fakcie, oszczędza obsłudze pracy i klientowi rozczarowania.
Przy sprzedaży firmom sensowniej jest ustawić fakturę jako domyślną dla kont firmowych. Wtedy klient nie musi o niej pamiętać przy każdym zamówieniu — pozostałe ustawienia takich kont opisujemy przy cenach dla klientów hurtowych.
Wysyłka przy wystawieniu
Dokument wysłany automatycznie po wystawieniu zamyka temat dla większości klientów. Panel pozostaje dla tych, którzy zgubili wiadomość.
Wiadomość z załącznikiem bywa jednak odrzucana albo trafia do niechcianych. Bezpieczniejszy jest odnośnik do panelu zamiast pliku w załączniku, zwłaszcza przy większej liczbie dokumentów.
Kto ma dostęp
Dokument sprzedaży zawiera dane firmy i szczegóły zakupu. Dostęp musi wymagać zalogowania, a nie samego odnośnika — adresy do plików trafiają do historii przeglądarki i do przesyłanych dalej wiadomości. Przy kontach firmowych warto rozstrzygnąć, czy dokumenty widzi każdy zalogowany pracownik, czy tylko osoba składająca zamówienie.
Dostęp po latach
Dokumenty powinny być dostępne przez cały okres przechowywania. Usuwanie starszych generuje zapytania trudniejsze do obsłużenia niż bieżące.
Kiedy to zbędne
Przy sprzedaży wyłącznie konsumentom, gdzie paragon jest regułą, a faktury zdarzają się sporadycznie, wystarczy wysyłka na żądanie. Rozszerzenie ma sens tam, gdzie faktura jest standardem, a klient wraca po nią regularnie — najczęściej przy sprzedaży firmom i przy zakupach cyklicznych. Nie warto go też uruchamiać, dopóki dokumenty powstają poza systemem, z którego sklep może je pobrać — ręczne wgrywanie plików do panelu przenosi pracę, zamiast ją usuwać.
