Platforma pobiera prowizję, opłaty za usługi dodatkowe i rozlicza zwroty, a wypłaca różnicę zbiorczo. Uzgodnienie tego ze sprzedażą wymaga zestawienia szczegółowego.
Składniki rozliczenia
- prowizja od sprzedaży, zależna od kategorii,
- opłaty za wyróżnienia i promowanie ofert,
- koszty wysyłki rozliczane przez platformę,
- zwroty i korekty,
- opłaty abonamentowe za konto sprzedawcy.
Część z tych pozycji dotyczy konkretnego zamówienia, część całego konta. To rozróżnienie jest ważne przy liczeniu rentowności: prowizję da się przypisać do sprzedaży, opłatę abonamentową trzeba rozłożyć na okres. Zrównanie wszystkiego jako jednego kosztu kanału zaciera obraz.
Prowizja to koszt, nie pomniejszenie przychodu
Przychodem jest kwota zapłacona przez kupującego, a prowizja stanowi osobny koszt. Ujmowanie wyłącznie kwoty netto wypłaty zaniża jednocześnie przychody i koszty, zniekształcając rentowność kanału. Zasadę warto potwierdzić z księgowością przed pierwszym okresem, a potem stosować konsekwentnie — poprawianie tego wstecz jest pracą, której da się uniknąć.
Uzgodnienie okresowe
Suma sprzedaży w kanale minus prowizje i zwroty powinna zgadzać się z wypłatami. Rozbieżność zwykle wskazuje na transakcje, które nie trafiły do systemu, albo na opłaty, o których nikt nie wiedział.
Warunkiem jest zapisanie przy zamówieniu identyfikatora z platformy. Bez niego uzgodnienie robi się po kwocie i dacie, co przy powtarzalnych cenach daje przypadkowe dopasowania. Mechanika jest tu bardzo zbliżona do tej, którą opisuje tekst o rozliczaniu płatności z bramek płatniczych — różni się źródłem raportu, nie sposobem pracy.
Kilka kanałów naraz
Firma sprzedająca na dwóch platformach i we własnym sklepie prowadzi trzy odrębne rozliczenia, każde w innym układzie i w innym cyklu. To najczęstszy powód, dla którego uzgodnienie odkłada się na później, a później okazuje się, że rozbieżności narosły przez kwartał. Ujednolicenie danych po stronie własnego systemu — jeden zestaw pól niezależnie od kanału — jest tu ważniejsze niż automatyzacja samego pobierania raportów.
Rentowność kanału
Widoczna dopiero po uwzględnieniu wszystkich opłat i kosztu zwrotów. Bywa, że kanał o największym obrocie ma najniższą rentowność — i bez pełnego rozliczenia nikt tego nie zauważy. Do rachunku należy dołożyć również pracę: obsługę zapytań, pakowanie i przyjmowanie zwrotów, które w kanałach zewnętrznych zdarzają się częściej.
Opóźnienie wypłat
Środki bywają wypłacane z opóźnieniem albo blokowane do czasu upływu terminu zwrotu. Trzeba to uwzględnić w prognozie wpływów, inaczej pokazuje pieniądze, których jeszcze nie ma na rachunku.
Kiedy wystarczy ręcznie
Przy jednym kanale i niewielkiej liczbie zamówień przejrzenie raportu raz w miesiącu zajmuje chwilę. Automatyzacja zaczyna się opłacać przy kilku kanałach, dużej liczbie pozycji i wtedy, gdy dokumenty i tak trzeba przygotować do przekazania biuru rachunkowemu.
Pierwszym krokiem nie musi być pełne uzgodnienie. Wystarczy regularne pobieranie raportu i porównanie dwóch sum: sprzedaży w kanale oraz wypłat powiększonych o opłaty. Jeśli liczby się schodzą, szczegółowa analiza jest zbędna. Jeśli się rozjeżdżają, dopiero wtedy warto schodzić na poziom pojedynczych transakcji — i zwykle okazuje się, że przyczyna jest jedna i powtarzalna.
