Terminy płatności na fakturach mówią, kiedy pieniądze powinny wpłynąć. Historia kontrahentów mówi, kiedy wpłyną naprawdę — i dopiero to jest użyteczne przy planowaniu.
Podstawa prognozy
Nieopłacone dokumenty z terminami, przesunięte o typowe opóźnienie danego kontrahenta. Klient płacący zwykle tydzień po terminie powinien być tak ujmowany, a nie zgodnie z datą na dokumencie.
Typowe opóźnienie liczy się z historii rozliczeń: różnica między terminem a datą wpływu dla każdej zapłaconej faktury. To wyliczenie jest wiarygodne tylko wtedy, gdy daty wpływu są prawdziwe, czyli gdy działa parowanie wpłat z fakturami. Przy księgowaniu zbiorczym raz na tydzień każdy kontrahent wygląda na spóźnialskiego, bo mierzy się wtedy pracę własnej księgowości, a nie zachowanie klienta.
Prawdopodobieństwo zapłaty
Maleje wraz z wiekiem należności. Prognoza traktująca zaległość sprzed pół roku na równi z fakturą bieżącą jest zbyt optymistyczna i prowadzi do złych decyzji o wydatkach. Materiału do takiego rozróżnienia dostarcza raport wiekowania należności: im starszy przedział, tym ostrożniej należy traktować kwotę w planie.
Po stronie wydatków
Analogicznie zobowiązania wobec dostawców z ich terminami. Zestawienie obu stron pokazuje momenty, w których zabraknie środków — i daje czas na reakcję.
Do pełnego obrazu brakuje zwykle wydatków, które nie mają faktury w systemie: wynagrodzeń, podatków, rat i opłat stałych. Bez nich prognoza wygląda znacznie lepiej, niż jest w rzeczywistości. Te pozycje wpisuje się raz jako powtarzalne i to wystarczy — nie muszą być dokładne co do złotówki, muszą być obecne.
Sezonowość
W wielu branżach wpływy i wydatki mają wyraźny rytm roczny. Prognoza oparta wyłącznie na bieżących dokumentach go nie widzi; uzupełniona o dane historyczne — tak. Wystarczy porównanie z tym samym okresem poprzednich lat, żeby zobaczyć, czy zbliżający się miesiąc jest zwykle słabszy, czy mocniejszy od bieżącego.
Wpływy, które nie są wpływami
Środki ze sprzedaży w kanałach zewnętrznych i z bramek płatniczych trafiają na rachunek z opóźnieniem, a czasem są blokowane do upływu terminu zwrotu. Ujęte w prognozie zgodnie z datą zamówienia, pokazują pieniądze, których jeszcze nie ma — dlatego przy sprzedaży przez platformy trzeba uwzględnić cykl wypłat opisany w tekście o rozliczeniach z platformami sprzedażowymi.
Do czego to służy
Do decyzji o terminie większego zakupu, o skorzystaniu z rabatu za wcześniejszą zapłatę i o tym, czy potrzebne jest finansowanie. Bez prognozy decyzje te zapadają na wyczucie.
Czego prognoza nie zrobi
Nie przewidzi upadłości dużego odbiorcy ani nagłego zamówienia. Nie zastąpi też decyzji — pokazuje tylko, kiedy zrobi się ciasno. Przy stabilnej sprzedaży i kilku kontrahentach prosty przegląd terminów w kalendarzu bywa wystarczający; rozbudowana prognoza zaczyna się opłacać tam, gdzie wpływy są nierówne, a wydatki sztywne.
Prognozę warto też okresowo porównać z tym, co faktycznie wpłynęło. Jeśli regularnie myli się w tę samą stronę, przyczyna jest zwykle prosta: zbyt optymistyczne traktowanie starych należności albo pominięty wydatek stały. Poprawienie jednego założenia daje więcej niż rozbudowa modelu o kolejne warianty.
