Sprzedaż w walucie obcej wprowadza element, którego nie ma w obrocie krajowym: wartość należności zmienia się w czasie, mimo że kwota pozostaje ta sama.
Kurs z jakiego dnia
Do przeliczenia dokumentu stosuje się kurs z określonego dnia poprzedzającego zdarzenie. Wybór dowolnego kursu tworzy różnice, których później nie da się uzgodnić. Źródło kursu i zasada wyboru muszą być ustalone raz i stosowane bez wyjątków.
Technicznie sprowadza się to do automatycznego pobierania tabeli kursów i zapisywania przy dokumencie tego kursu, który został użyty — razem z datą tabeli. Bez tego zapisu nikt po pół roku nie odtworzy, skąd wzięła się kwota w złotych, a przy każdym uzgodnieniu liczenie zaczyna się od nowa. Samą zasadę warto potwierdzić w księgowości, bo zależy od rodzaju dokumentu.
Różnice kursowe
Powstają między dniem wystawienia dokumentu a dniem zapłaty. Są przychodem albo kosztem i muszą trafić do ksiąg. Wyliczane automatycznie przy parowaniu wpłaty, przestają być osobną pracą na koniec okresu.
Warunkiem jest, żeby wpłata w walucie została powiązana z konkretnym dokumentem, a nie zaksięgowana zbiorczo. Mechanika jest ta sama co przy krajowym parowaniu wpłat z fakturami, tylko dochodzi drugi wymiar: kwota zgadza się w walucie, a nie zgadza w złotych — i to jest normalne, a nie błąd do ręcznej poprawy.
Koszty przewalutowania
Bank pobiera spread przy przewalutowaniu, często niewidoczny wprost. Rachunek walutowy pozwala go uniknąć, jeśli firma ma również wydatki w tej walucie. Warto policzyć obie strony: przy zakupach u zagranicznych dostawców utrzymywanie środków w walucie bywa tańsze niż dwukrotna wymiana, a przy sprzedaży bez takich zakupów — odwrotnie.
Kwota, która dociera
Przy przelewach zagranicznych opłaty pośredników potrafią pomniejszyć wpływ. Faktura wygląda wtedy na niedopłaconą, choć kontrahent zapłacił całość. Reguła tolerancji powinna to uwzględniać.
Tolerancja jest jednak protezą. Lepiej ustalić w umowie, kto ponosi koszty pośredników, i wskazać to na dokumencie. Wtedy niedopłata przestaje być zagadką, a system może traktować różnicę jako koszt bankowy zamiast zostawiać otwartą pozycję, która po kilku miesiącach trafia do monitów.
Uzgodnienie rachunku walutowego
Prowadzone w walucie i równolegle w walucie ksiąg. Rozbieżność między tymi dwoma obrazami to najczęściej nieujęte różnice kursowe. Podstawą jest tu import wyciągów bankowych z rachunku walutowego, wczytywany osobno i z zachowaniem waluty operacji — wyciąg przeliczony przez bank na złote i wczytany jako krajowy zaciera całą informację.
Kiedy nie warto tego automatyzować
Przy kilku transakcjach walutowych w roku ręczne przeliczenie i przekazanie sprawy księgowości jest szybsze niż jakakolwiek konfiguracja. Automatyzacja opłaca się przy regularnej sprzedaży zagranicznej, zwłaszcza w kilku walutach naraz. Warto wtedy z góry uzgodnić podział pracy z biurem rachunkowym: część różnic kursowych liczy system, część księgowość, a najgorszy wariant to taki, w którym każda strona zakłada, że robi to druga.
