Prowizja liczona w arkuszu na koniec miesiąca zabiera czas i budzi spory. Wyliczana automatycznie z danych sprzedażowych, jest szybsza i sprawdzalna.
Od czego liczyć
Od wartości sprzedaży albo od marży. Prowizja od obrotu jest prosta i zachęca do udzielania rabatów. Prowizja od marży wymaga aktualnych cen zakupu, ale wiąże wynagrodzenie z rzeczywistym zyskiem.
Wariant od marży ma warunek wstępny: ceny zakupu w systemie muszą być prawdziwe i aktualne. Jeśli towar bywa przyjmowany bez kosztu albo z ceną z ostatniej dostawy sprzed roku, wyliczona marża będzie fikcją, a rozliczenie z zespołem oprze się na liczbie, której nikt nie potrafi obronić.
Moment naliczenia
Przy wystawieniu dokumentu czy po zapłacie? Naliczanie od zapłaconych faktur wiąże handlowca z windykacją i chroni przed prowizją od należności, które nigdy nie wpłyną. Wymaga jednak, żeby informacja o zapłacie była pewna i aktualna, czyli żeby działało automatyczne parowanie wpłat z fakturami. Rozwiązanie pośrednie — naliczenie przy sprzedaży, wypłata po wpływie — bywa łatwiejsze do przyjęcia przez zespół.
Korekty i zwroty
Muszą pomniejszać podstawę w okresie, w którym powstały. Pominięcie ich przy wyliczeniu jest najczęstszym źródłem rozbieżności między rozliczeniem handlowca a księgowością. Osobno trzeba ustalić, co dzieje się z prowizją od faktury, która nigdy nie została zapłacona i trafiła do windykacji — reguła ustalona z góry oszczędza rozmowy w najgorszym możliwym momencie.
Progi i warunki
Prowizja rosnąca po przekroczeniu progu, dodatek za nowych klientów, wyłączenie wybranych grup towarowych. Reguły bywają złożone i to właśnie one powodują, że liczenie ręczne zajmuje dni.
Przed wdrożeniem warto spisać wszystkie reguły w jednym miejscu i sprawdzić, czy nie są sprzeczne. Część zasad zwykle nigdy nie została zapisana, tylko funkcjonuje jako zwyczaj — i dopiero próba ich zapisania pokazuje, że dwie osoby rozumiały je inaczej. To zresztą główna korzyść z automatyzacji prowizji: wymusza uporządkowanie systemu wynagradzania.
Sprzedaż zespołowa i kanały
Zamówienie prowadzone przez dwie osoby, klient przypisany do jednego handlowca, a kupujący przez sklep internetowy, sprzedaż w kanałach zewnętrznych — każdy z tych przypadków wymaga reguły podziału. Bez niej rozliczenie kończy się negocjacją po fakcie. Podobny problem pojawia się przy sprzedaży ciągłej, opisanej w tekście o fakturach cyklicznych i rozliczeniach abonamentowych: trzeba zdecydować, czy prowizja należy się raz, czy co okres.
Przejrzystość
Handlowiec powinien widzieć na bieżąco, z czego składa się jego prowizja. Rozliczenie pokazywane raz w miesiącu jako jedna kwota zawsze budzi wątpliwości, których nie da się szybko rozstrzygnąć. Podgląd z rozbiciem na dokumenty działa też motywacyjnie w drugą stronę — pokazuje, ile prowizji czeka na wpłatę od klientów, którzy zalegają. Zestawione z raportem wiekowania należności, staje się najprostszym sposobem, żeby handlowiec sam pilnował swoich zaległych faktur.
Kiedy nie warto tego automatyzować
Gdy reguły są proste, a handlowców kilku — wyliczenie w arkuszu zajmuje wtedy godzinę i nie ma czego usprawniać. Automatyzacja zaczyna się opłacać przy zmiennych stawkach, wielu wyjątkach i rozliczeniu zależnym od zapłaty, czyli tam, gdzie ręczne liczenie zabiera dni i regularnie kończy się reklamacją.
