Spotkanie online jest łatwiejsze do zwołania niż stacjonarne. To zaleta i główna przyczyna ich nadmiaru.
Czy spotkanie jest potrzebne
Sprawa, którą da się załatwić wiadomością, nie wymaga spotkania. To pytanie warto zadawać przed każdym zaproszeniem.
Spotkanie ma sens wtedy, gdy trzeba coś uzgodnić między kilkoma osobami naraz albo gdy temat jest na tyle niejasny, że opisanie go zajmie więcej czasu niż rozmowa. Przekazanie informacji spotkaniem nie wymaga, żeby ktokolwiek się na nim odzywał, więc równie dobrze może być notatką.
Przygotowanie
Cel i materiały wysłane wcześniej. Spotkanie zaczynane od czytania dokumentu marnuje czas wszystkich uczestników.
W zaproszeniu powinny znaleźć się trzy rzeczy: po co się spotykamy, co ma być rozstrzygnięte i odnośnik do materiałów. Materiał warto wysłać jako odnośnik do wspólnego dokumentu, żeby uwagi trafiały do niego jeszcze przed rozmową. Część spotkań odpada wtedy sama.
Długość
Domyślny czas spotkania warto skrócić w ustawieniach kalendarza, zamiast rezerwować pełną godzinę odruchowo. Spotkania wypełniają czas, który im się przeznaczy.
Krótszy blok wymusza kolejność tematów i kończy dyskusje, które nie mają rozstrzygnięcia. Jeżeli temat naprawdę jest szeroki, lepiej umówić dwa krótkie spotkania z zadaniem do wykonania pomiędzy nimi niż jedno długie.
Nagrywanie
Za zgodą uczestników. Transkrypcja i podsumowanie ustaleń są dziś dostępne bez dodatkowej pracy.
Zgoda powinna być wyraźna i odnotowana, zwłaszcza gdy w spotkaniu bierze udział ktoś spoza firmy. Trzeba też ustalić, gdzie nagranie ląduje i jak długo je trzymamy, bo nagrania zajmują dużo miejsca, a bywa w nich więcej danych osobowych niż w dokumentach.
Ustalenia
Spisane i przekazane po spotkaniu. Bez tego znaczna część uzgodnień nie zostanie wykonana, bo każdy zapamięta inną wersję.
Notatka nie musi być protokołem. Wystarczy lista decyzji i lista zadań z osobą odpowiedzialną. Warto ją wysłać tego samego dnia, dopóki uczestnicy pamiętają, o czym była mowa.
Uczestnicy z zewnątrz
Dołączenie bez zakładania konta i bez instalowania programu. Wymóg instalacji jest realną barierą dla klientów.
Warto samodzielnie sprawdzić, jak wygląda dołączenie z przeglądarki i z telefonu. Trzeba też zdecydować, czy goście wchodzą od razu, czy czekają na wpuszczenie. Odnośnik do spotkania najlepiej generować automatycznie przy tworzeniu wpisu w kalendarzu.
Kiedy lepiej się nie spotykać
Przy sprawach, które wymagają danych, a nie opinii, spotkanie jedynie odracza pracę. Rozmowa o liczbach bez przygotowanego zestawienia kończy się ustaleniem, że ktoś je przygotuje. Trudne rozmowy pracownicze i negocjacje handlowe też rzadko zyskują na zdalnej formie. Warto również pilnować listy zapraszanych. Osoba dodana na wszelki wypadek zwykle siedzi cicho i traci czas, a jednocześnie podnosi próg, przy którym spotkanie w ogóle da się zwołać. Krótsza lista uczestników oznacza szybsze ustalenia i mniejszą liczbę kolejnych spotkań w tej samej sprawie.
