Druga lokalizacja zmienia sposób pracy systemu bardziej, niż się wydaje. Stan przestaje być jedną liczbą, a większość zestawień wymaga rozbicia.
Kartoteki wspólne, stany osobne
Towar jest jeden, stan ma osobny w każdej lokalizacji. Zdublowanie kartotek per magazyn to najczęstszy błąd przy rozbudowie — uniemożliwia zestawienia przekrojowe i mnoży pracę przy zmianie danych.
Sam podział na lokalizacje warto przemyśleć szerzej niż jako listę adresów. Osobnym magazynem bywa też strefa reklamacji, towar w drodze albo towar u podwykonawcy. Każde z tych miejsc ma inne zasady i lepiej wydzielić je od razu, niż rozdzielać po roku pracy.
Przesunięcia międzymagazynowe
Wymagają dokumentu i uwzględnienia czasu transportu. Towar w drodze nie jest już w magazynie źródłowym, a jeszcze nie w docelowym — pominięcie tego stanu pośredniego prowadzi do sprzedaży towaru, którego nie ma w żadnym z nich.
Potwierdzenie przyjęcia po drugiej stronie jest tu najważniejsze. Dopóki go nie ma, towar pozostaje w drodze i widać, kto powinien się nim zająć. Samo potwierdzanie najwygodniej wykonuje się skanerem przy rozładunku, bo dzieje się wtedy przy okazji pracy, a nie jako osobna czynność biurowa.
Uprawnienia
Pracownik oddziału powinien widzieć stany wszystkich lokalizacji, ale wystawiać dokumenty tylko dla swojej. To rozróżnienie bywa pomijane, a jest źródłem dokumentów wystawianych na cudzy magazyn.
Numeracja
Osobne serie dokumentów dla lokalizacji ułatwiają rozliczenia i analizę. Ustala się je przed pierwszym dokumentem — zmiana w trakcie roku jest kłopotliwa.
Dobra seria pozwala rozpoznać lokalizację bez otwierania dokumentu. To drobiazg, który oszczędza czas przy każdym pytaniu telefonicznym i przy każdym uzgodnieniu z księgowością.
Zestawienia
Muszą działać w dwóch trybach: dla pojedynczej lokalizacji i zbiorczo. Raport pokazujący wyłącznie sumę uniemożliwia zarządzanie oddziałami.
Poza sprzedażą warto mieć widok stanów we wszystkich lokalizacjach naraz. Bez niego handlowiec odmawia klientowi, choć towar leży w drugim oddziale. Jeśli lokalizacje mają wymieniać się towarem, przydaje się też informacja o zapasie, który nie schodzi — o tym najwygodniej informować alertem, a nie raportem, do którego trzeba zajrzeć.
Obciążenie systemu
Zestawienia przekrojowe po wszystkich lokalizacjach kosztują więcej niż te dla jednego magazynu, a wywoływane są równie często. Przy kilku oddziałach pracujących jednocześnie warto sprawdzić, jak takie zapytania zachowują się pod obciążeniem — temat opisujemy przy wydajności dodatków przy wielu stanowiskach.
Kiedy nie warto dzielić
Druga lokalizacja w systemie ma sens wtedy, gdy stan naprawdę jest w niej odrębny i ktoś za niego odpowiada. Wydzielanie magazynu dla samego porządku dokłada pracy przy każdym ruchu towaru, a nie daje nic w zamian. Przy jednej hali podzielonej na strefy zwykle wystarczy oznaczenie miejsca składowania.
