Akcje masowe na dokumentach i kartotekach
Zmiana ceny na trzystu towarach albo wystawienie dokumentów do stu zamówień to ta sama czynność powtórzona wielokrotnie. Wykonywana ręcznie, zajmuje dzień.
Typowe operacje masowe
- zmiana cen i marż w grupie towarów,
- wystawienie dokumentów do wielu zamówień naraz,
- przypisanie towarów do grupy lub kategorii,
- zmiana stawki podatku po zmianie przepisów,
- korekta danych kontrahentów,
- oznaczenie towarów wycofanych.
Wspólne dla nich jest to, że reguła jest prosta, a pracy dużo. Jeśli każda pozycja wymaga osobnej decyzji, operacja masowa nie ma zastosowania — wtedy potrzebne jest raczej narzędzie ułatwiające pojedynczą decyzję.
Wybór zakresu
Punktem wyjścia jest filtr: grupa towarów, dostawca, przedział dat, status dokumentu. Im dokładniejszy filtr, tym mniejsze ryzyko. Ręczne zaznaczanie sprawdza się przy kilkudziesięciu pozycjach; przy większych zbiorach nikt nie sprawdzi zaznaczenia w całości. Jeśli zakres trudno opisać filtrem, zwykle brakuje informacji w kartotece — i sensowniej najpierw dodać własne pole lub słownik, po którym da się filtrować.
Podgląd przed wykonaniem
Operacja masowa musi najpierw pokazać, czego dotknie i jak zmieni dane. Lista pozycji z wartością przed i po jest jedyną sensowną formą potwierdzenia. Warto, żeby dało się ją zapisać albo wydrukować — po tygodniu bywa jedynym śladem, co się właściwie stało.
Zabezpieczenie liczbowe
Jeśli operacja miała objąć trzysta pozycji, a obejmuje trzy tysiące, coś jest nie tak z filtrem. Próg, po przekroczeniu którego operacja wymaga dodatkowego potwierdzenia, zapobiega najkosztowniejszym pomyłkom.
Możliwość wycofania
Zapis stanu sprzed operacji pozwala wrócić. Bez tego jedyną drogą jest odtworzenie z kopii bazy, co oznacza utratę wszystkiego, co zdarzyło się później.
Nie wszystko da się wycofać. Zmianę ceny — tak. Zatwierdzony dokument magazynowy — już nie, bo w grę wchodzą stany i numeracja; tam pozostaje korekta. Ta różnica powinna być jasna przed uruchomieniem, a nie po.
Poza godzinami pracy
Operacje obejmujące tysiące pozycji obciążają bazę i blokują kartoteki. Uruchamiane w środku dnia zatrzymują pracę handlowców. To ten sam problem, który opisujemy przy wydajności dodatków na wielu stanowiskach: pojedynczy użytkownik nie zauważy niczego, kilkanaście osób jednocześnie — od razu.
Zanim pierwszy raz na produkcji
Operację masową uruchamia się najpierw na kopii bazy, na pełnym zakresie danych, i porównuje wynik z oczekiwaniem. Reguły testowania dodatków są tu ostrzejsze niż zwykle, bo skutek dotyczy od razu setek pozycji. Kopia bazy przed pierwszym uruchomieniem produkcyjnym to wymóg bez wyjątków.
Kiedy się nie opłaca
Przy operacji wykonywanej raz w roku przygotowanie dodatku bywa dłuższe niż samo klikanie. Wtedy lepiej poświęcić popołudnie, niż utrzymywać narzędzie, o którym nikt nie pamięta przy kolejnej okazji.
