System wie o rzeczach, o których ludzie dowiadują się za późno: kończącym się towarze, przekroczonym limicie, zamówieniu bez pokrycia. Wystarczy, żeby o nich mówił.
Zdarzenia warte zgłoszenia
- stan towaru poniżej progu przy jednoczesnych otwartych zamówieniach,
- przekroczenie limitu przez kontrahenta,
- zamówienie oczekujące dłużej niż ustalony czas,
- dokument niezatwierdzony przez kilka dni,
- rozbieżność między dokumentem dostawy a fakturą,
- towar bez ruchu przez dłuższy okres.
Wspólną cechą tych zdarzeń jest to, że system wie o nich wcześniej niż człowiek, a zauważenie ich ręcznie wymagałoby codziennego przeglądania kilku zestawień. Automat robi to o stałej porze i niczego nie pomija.
Lista dla konkretnej firmy powstaje najprościej z pytania, o czym ktoś dowiedział się za późno w ostatnim kwartale. Każda taka sytuacja miała zwykle w systemie ślad, który dało się zauważyć wcześniej.
Próg, nie zdarzenie
Powiadomienie o każdej sprzedaży jest bezużyteczne. Powiadomienie o sprzedaży przekraczającej typową wartość — już nie. Sensowny alert opiera się na odchyleniu od normy.
Progi dobiera się do realiów firmy i weryfikuje po kilku tygodniach. Ustawione zbyt czule zalewają skrzynkę, zbyt luźno — milczą, gdy trzeba zareagować. Pierwsze ustawienie prawie nigdy nie jest ostateczne, więc zmiana progu powinna być możliwa bez udziału programisty.
Adresat
Każde powiadomienie musi mieć osobę odpowiedzialną. Wysyłane do wszystkich, staje się niczyje.
Warto też ustalić, co adresat ma z powiadomieniem zrobić. Alert kończący się zdaniem opisującym oczekiwane działanie jest wykonywany. Alert stwierdzający fakt bywa przeczytany i zamknięty.
Zestawienie zamiast strumienia
Większość spraw nie wymaga natychmiastowej reakcji. Jedno zestawienie rano jest skuteczniejsze niż dwadzieścia wiadomości w ciągu dnia.
Powiadomienie natychmiastowe rezerwuje się dla spraw, w których liczy się reakcja tego samego dnia: przekroczony limit kredytowy, zamówienie na towar, którego nie ma, wstrzymana wysyłka. Reszta może poczekać do porannego zestawienia.
Kanał
Poczta sprawdza się przy zestawieniach, wiadomość na telefon przy sprawach pilnych, widok w samym systemie przy tych, którymi zajmuje się osoba i tak przy nim siedząca. Kanał dobiera się do pilności, nie do wygody nadawcy. Przy pracy na kilku lokalizacjach dochodzi pytanie, czy alert trafia do oddziału, czy do centrali — o czym piszemy przy obsłudze wielu magazynów i oddziałów.
Powiadomienie a blokada
Powiadomienie informuje po fakcie, walidacja nie pozwala faktowi zaistnieć. Jeśli zdarzeniu da się zapobiec w momencie wystawiania dokumentu, lepiej zrobić to tam. Alert jest właściwy dla sytuacji, które nie są błędem, tylko wymagają czyjejś uwagi.
Wyłączać nieużywane
Alert, na który nikt nigdy nie zareagował, powinien zniknąć. Powiadomienia ignorowane uczą ignorowania wszystkich pozostałych.
Dlatego warto zaplanować przegląd: które alerty się odezwały, ile razy i co po nich nastąpiło. Alert bez reakcji jest kosztem uwagi, nie zabezpieczeniem.
