Firmy handlowe często wykonują prostą produkcję: kompletują zestawy, konfekcjonują, montują. System magazynowy musi wtedy rozchodować składniki i przyjmować wyrób.
Receptura jako podstawa
Lista składników z ilościami dla jednostki wyrobu. Na jej podstawie powstaje rozchód surowców i przyjęcie produktu. Bez receptury każda kompletacja wymaga ręcznego wskazania, co zeszło ze stanu.
Receptura powinna mieć wersje. Zmiana składu wyrobu nie może zmieniać wstecz kosztu partii wykonanych wcześniej — inaczej historia przestaje zgadzać się z dokumentami. Przy wyrobach różniących się jednym elementem sensowniej jest utworzyć osobne receptury niż jedną z wyjątkami opisanymi w uwagach.
Kompletacja na zamówienie czy na magazyn
To rozstrzygnięcie zmienia cały mechanizm. Produkcja na magazyn tworzy zapas wyrobu i wymaga decyzji o ilościach. Kompletacja pod konkretne zamówienie powstaje dopiero po jego przyjęciu i wiąże dokument produkcyjny z zamówieniem klienta. Firmy handlowe zwykle robią jedno i drugie, więc obie ścieżki muszą działać obok siebie.
Koszt wyrobu
Sumuje się z kosztów składników według metody wyceny obowiązującej w systemie. Doliczenie kosztów robocizny i pośrednich wykracza zwykle poza standard systemu magazynowego.
Jeśli robocizna ma być doliczana, robi się to zwykle stawką ustaloną przez firmę na jednostkę wyrobu. To uproszczenie, ale daje porównywalność między zleceniami. Pełne rozliczenie czasu pracy wymaga innego narzędzia.
Straty i odpady
Receptura powinna je uwzględniać, inaczej stany surowców będą systematycznie zawyżone. To najczęstsza przyczyna rozjazdu przy inwentaryzacji w firmach z prostą produkcją.
Rozkompletowanie
Czasem trzeba wrócić: rozebrać zestaw na składniki. Operacja odwrotna powinna być dostępna, bo wykonywana ręcznie zostawia niespójne stany.
Warto z góry ustalić, czy przy rozbiórce składniki wracają na stan po koszcie z receptury, czy po bieżącej wycenie. Różnica jest nieistotna przy pojedynczej operacji i zauważalna, gdy rozkompletowanie zdarza się regularnie.
Co jest potrzebne po stronie firmy
- spisane receptury dla każdego wyrobu, także tych składanych z pamięci,
- jednostki miary zgodne między kartoteką składnika a recepturą,
- osobne kartoteki dla wyrobu i dla składników,
- ustalone miejsce i moment powstawania dokumentu produkcyjnego,
- osoba odpowiedzialna za aktualizację receptur.
Najczęstszą przeszkodą jest brak spisanych receptur. Dopóki skład zestawu zna wyłącznie osoba, która go składa, żaden mechanizm nie ruszy — to praca do wykonania przed wdrożeniem. Pomocne bywa też opisanie wyrobów własnym polem słownikowym, żeby dało się je odróżnić od towarów handlowych w zestawieniach.
Granica możliwości
Planowanie produkcji, harmonogramowanie i śledzenie partii wykraczają poza system magazynowy. Rozbudowywanie go dodatkami w tym kierunku bywa droższe niż osobne narzędzie.
Sygnałem, że granica została przekroczona, jest rosnąca liczba wyjątków obsługiwanych poza systemem — w arkuszu albo na kartce. Wtedy warto zadać pytanie, czy potrzebny jest dodatek, czy zmiana sposobu pracy. Samą kontrolę składników przy kompletacji ułatwia natomiast skanowanie kodów i to jest zmiana tania.
