Wydruk jest twarzą firmy wobec kontrahenta. To także najczęstszy powód pierwszej rozbudowy po wdrożeniu.
Zakres zmian
Układ, logo, kolumny, treści stałe, dane z atrybutów, informacje pobrane spoza dokumentu.
Najwięcej wartości daje zwykle ostatnia pozycja. Wydruk, który sam dociąga informację zapisaną gdzie indziej — warunki dostawy, numer zamówienia odbiorcy, oznaczenie z kartoteki — zdejmuje z człowieka dopisywanie tego ręcznie do każdego dokumentu. Warunkiem jest to, żeby informacja była w systemie zapisana konsekwentnie, najczęściej jako dodatkowe pole przy kartotece.
Dokumenty najczęściej dostosowywane
- faktury z dodatkowymi informacjami,
- dokumenty magazynowe dla kompletacji,
- etykiety towarowe,
- zestawienia dla odbiorcy,
- wersje obcojęzyczne.
Dokumenty magazynowe bywają niedoceniane. Układ dopasowany do kolejności zbierania towaru skraca drogę po magazynie i ogranicza pomyłki — a zmiana dotyczy wyłącznie szablonu, nie systemu.
Podobnie z wersjami obcojęzycznymi. Tłumaczenia stałych treści zapisuje się w szablonie raz, natomiast nazwy towarów muszą pochodzić z kartoteki. Dopisywanie ich ręcznie przy każdym dokumencie to praca, która wraca przy każdej sprzedaży za granicę.
Wymogi formalne
Dokumenty sprzedaży mają elementy obowiązkowe. Ich usunięcie przy zmianie układu jest błędem o skutkach podatkowych.
Ryzyko rośnie przy zmianach czysto graficznych, robionych pod estetykę. Pole usunięte, bo psuło układ, nie zgłasza się samo — brak wychodzi przy kontroli albo przy reklamacji kontrahenta. Dlatego każdy nowy szablon dokumentu sprzedaży powinien przed uruchomieniem przejrzeć ktoś od strony księgowej.
Co jest potrzebne po stronie firmy
Wzór docelowy w postaci gotowego dokumentu, wskazanie źródła każdej nieoczywistej informacji i przykładowe dokumenty do próby: zwykły, korekta, dokument z wieloma pozycjami i taki na kilka stron. Bez tego ostatniego numeracja stron i podsumowania wychodzą na jaw dopiero u kontrahenta.
Wydajność
Wydruk pobierający dane z kilku źródeł potrafi generować się długo. Przy dokumentach wystawianych masowo to realny problem.
Objaw jest charakterystyczny: pojedynczy dokument otwiera się natychmiast, a wydruk seryjny blokuje stanowisko. Jeśli wydruki uruchamiane są paczkami, ten scenariusz trzeba sprawdzić na danych o realnej wielkości — wchodzi wtedy w grę ogólniejszy temat zachowania systemu przy dużej bazie.
Aktualizacje
Szablony własne trzeba zabezpieczyć przed nadpisaniem. Kopia przed każdą aktualizacją jest częścią procedury.
Po przejściu na nową wersję sprawdza się nie tylko to, czy szablon się otwiera, ale czy nadal pobiera wszystkie dane. Braki bywają ciche: jedna kolumna pusta, jedna informacja urwana. To jeden z punktów kontrolnych po każdej aktualizacji systemu.
Porządek
Kilkanaście wariantów tego samego dokumentu to koszt utrzymania. Jeden szablon z parametrami wystarcza w większości przypadków.
Wariantów przybywa niepostrzeżenie: osobny dla jednego odbiorcy, osobny na wersję obcojęzyczną, osobny na akcję sprzedażową sprzed dwóch lat. Każdy z nich trzeba potem sprawdzać przy każdej aktualizacji. Przegląd raz w roku i usunięcie nieużywanych jest tańsze niż utrzymywanie ich wszystkich.
